「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法

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著者 : 泉正人
  • ダイヤモンド社 (2008年9月27日発売)
  • Amazon.co.jp ・本 (210ページ)
  • / ISBN・EAN: 9784478006467

「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法の感想・レビュー・書評

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  • 仕事の効率化を目指し整理する

    仕事→作業系/考える系→仕組み化
    基本は「統一化」「一元化」「自動化」
    ルールは徹底して実践
    ファイル名の付け方は統一
    仕組みはできるだけシンプルに
    記憶力や意志に頼らない
    ①保管→取り出す→戻す→分類する→保管
    ②捨てる
    できるだけパソコンに一元集約する
    ・フロー書類 現在進行中、保留中
    ・ストック書類 契約書など重要書類、穂損が必要な書類
    1案件1クリアファイル

    読んだ本はレバレッジ・メモを作成→ブクログ
    気付いた点、大切だと思った点をまとめ繰り返し読む

    小山薫堂 「考えないヒント」アイデアはこうして生まれる
    ありとあらゆる仕事についてどうすればもっとよくなるか「テコ入れ」を考える

    名刺→出会った日、場所、特徴など書き込む

    月に一度など整理する日を設定する

    Googleデスクトップ、Windowsサーチ

    大切な情報はごくわずかだが、大量の情報がないと貴重な情報に到達できない

    eMemoPad
    紙copiLite
    NanaTree
    ツリー帳
    定期的に見返したい情報はTo Doに

    メモの内容は先頭にマークで管理
    □To Do ★メモ △保留 ?質問する

    ■月末に行う業務のチェックリスト

    メールは1度しか読まない→すぐ返信する。判断は5秒以内。
    短く簡潔に書く。
    「社内提案用」「マニュアル用」などテンプレートを用意しておく
    すぐに返信できなくてもとりあえず「拝見しました」「折り返し返事をします」
    という内容だけでも返信しておくこと。読んだという証を送る。

    頭は空っぽにする
    やるべきことはTo Doに書き出す

    ■掃除のチェックリスト
    ■朝出社した時に行うチェックリスト
    ■最後にオフィスを出る人のチェックリスト
    ■面接を行う時のチェックリスト
    「細かい手順」「予定時間」「処理時間」を設定し
    上から順にこなしていけば作業完了できる仕組み
    →効率化・ミスの減少

  • 時間がなくて、超ナナメ読み。

  • 1287

  • 整理術の目的=仕事の効率化

    *仕事…作業系/思考系
    作業系を効率化し、自分の時間を作る
    *フロー書類…作業中→すぐ取り出せる場所に(クリアファイル&ファイルボックス&左から)
    *ストック書類…ファイリング(クリアブックはキングジムのハーフポケットが高い安い)&整理棚へ(年末に下or右から廃棄)
    *サイズ統一、ホチキスで貼り付け
    △トレー…下のプリントが埋もれると思う

    *読書→レバレッジメモ(イーメモパッド)
    *雑誌→切り貼りorpdf
    *Googleデスクトップ ファイル、メール、Webページ
    *blogのRSS登録 Googleリーダー
    *アウトルック(マイクロソフトメール)のTO DO リマインド設定
    *メールは即レス
    *すべてのタスクをTODOに管理
    *チェックパッド、リメンバーザミルク、Googleカレンダー
    *作業系の仕事は任せる
    *会議=時給×人数×時間
    *質問チェックリストを作る(子供の実態把握、授業研究等)
    *定期的なタスクを登録
    *ルールもタスクに入れて確認

  • 1:仕組み整理術の基本
    *統一化、一元化、自動化
    *ルールを設け徹底して実践
    *ムダな時間を削減することを目指す
    *整理しすぎない
    *整理した時間を有効活用する

    2:新規事業や企画 を立ち上げる際のルールを
    *自分が楽しめるかどうか
    *マーケットが成長分野かどうか
    *ストック型になるビジネスか→ストック型とは 時間を経るごとに売り上げやノウハウが積み上がる状態
    *世の中に役立つビジネスか

    3:海外のオフィスでは外からかかってくる電話の本数が日本と比べて圧倒的に少ない。日本では大した要件でもないのに電話をしてくる人が多い。

  • 平均的なビジネスパーソンは1年間に約19日間探し物をしているらしいです(1日8時間勤務とした場合)。

    内容に関してですが、整理する際の基礎を①一元化、②自動化、③統一化とし、その上で整理する領域を①机上、②パソコンの中、③頭の中、④時間の4つにわけ、それぞれの領域を整理するために著者が実践している方法が紹介されています。

    個人的には①机上と②パソコンの中に関する整理方法が非常に参考になりました。整理そのものを目的とするのではなく、仕事の効率化を目的とした場合の手段として整理を位置づけているのが良かったです。

  • LM済 手放し

  • ・本を読んだら、レバレッジメモを作成。パソコンの中に入れて読み返している。メモを繰り返し読むことで、自分の中に知識として定着させる。
    →本田直之さんのレバレッジ・リーディングを読んで実践している。。。俺も、すでに読んでたw人の手法をアレンジして自分の著書で紹介。まぁノウハウって無限にあるわけじゃないし、他人の術紹介するのも仕方ないw

    ・フォルダを整理するときは、日付・分類・プロジェクト名など、後々検索しそうなワードで保存する。
    →大事!

    ・テーマというフィルターを持っていると、自分が浴びるように集めている情報から、テーマに関係する情報だけが自然と浮かび上がる。
    →深い情報を入れていくのが苦手なので、取り入れていく。

    ☆頭の中に、やらなきゃいけないことがたくさんあると、頭の隅にいつも引っかかっていることから、何かの拍子に「あれ、やらなきゃ!」と思い出して思考の邪魔をする。頭の中を空っぽにしておけば、目の前の重要なことについてフル回転で取り組める。
    →頭に貯めとかないようにするためにも、さっさとできることを後回しにしないでやっておく。


    あまり、欲しい情報はなかったけど、「やることが多いと他のことをしている時に、思考の邪魔になる!」これの意識付けができただけでも、読んだ意味があった。

  • 整理をしたかったので手にしたが、真新しい情報はなく基本的。

  • 曜日毎に取り組むテーマを決める。それを"やるコト"の一つとして、毎日該当する曜日のものをToDoリストに上げる。
    これには、なるほどーと思った。

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