レビュー by ai-challengeさん
●目次
はじめに
１．なぜ整理が必要なのか
２．書類＆机周りの整理
３．PC＆メールの整理
４．頭の整理
５．時間の整理
●筆者の主張
大量の仕事を抱えているにもかかわらず、仕事が終わらない。やるべき仕事が多すぎて頭の中、机、メールが混乱し、目の前の仕事に集中できない。それらを防止するために、仕事に仕組みを導入すること。仕組みを導入することにより、いろいろな仕事がきちんと計画通りに終わることができるようになった。
仕組みとは、誰が何時、何度やっても同じ結果が出ることである。仕組みを導入することで、仕事をするのに最適な環境が作られ、時間を生み出すことが出来る。そのために、書類＆机周りの整理、PC＆メールの整理、頭の整理、時間の整理をおこなう。
仕組みの基本は、
・統一化、一元化、自動化
・ルールを設け徹底して実践する
・無駄な時間の削減を目指す
・整理しすぎない
・整理した時間を有効活用する。
●気づき
・整理が出来ない人は仕事の効率が悪い。仕組みを導入することで自分の時間を作ることができる。
・ものを探している時間が無駄だし、物の場所を記憶していることが無駄。
・書類を捨てることが重要。
・仕組みの基本は統一化、一元化、自動化
?書類＆机周りの整理
・記憶することが無駄であり、どこに何を保管してあるかを決めておく。
・整理することの肝は捨てること。必要かどうかの基準は、処理済みか？重複か？もう使わないか？
・書類はストック書類（保存するもの）とフロー書類（現在進行中）
・フロー書類はクリアファイルへ。クリアファイルに表紙を付ける。例0801仕組み整理術。クリアファイルは、ファイルボックスに入れ、書類を取ったら必ず左に戻すという押し出しファイリングを実施。
・ストック書類も、近いうちに使うものは、クリアファイルへ
・保管するものは、クリアボックスへ
・念のため取っておくものは段ボール箱へ入れ、まとめて捨てる。
・よく使うものは机へ、置くものは定位置を決める。
・本雑誌は切り抜きし、レバレッジメモを作成
・毎週金曜日を整理の人と決めているので、アウトルックから連絡がくる。
?PC＆メールの整理
・多くの情報を一元化して管理。
・検索はGOOGLEDESKTOPへ
・仕事はフォルダ3段階で管理。仕事⇒会社別⇒プロジェクト別
・ファイル名は付け方を決定。たとえば、080830仕組み整理術第3章
・仕事中のファイルは、フォルダをデスクトップへ。作業が終わったら各フォルダへ。
・バックアップは毎月実施。
・グーグルリーダーやEmemopad等。
・メモを取る際には、記号を付けて管理する。
・開いたメールは、素早く返信。早く返信すれば先方も答えてくれる。
・既読メールは「分類項目」で整理する
未対応は赤
一日以内に使うメールは青
返信待ちは黄
とりあえず保留はオレンジ
保存データは緑
４．頭の整理
・忙しいと頭がもやもやする。
・TO DOはすべて書き出し、OUTLOOKで管理する。
・作業系の仕事は他人に任せる。任せるときは時給換算する。
・チェックリストで業務を整理する。月末に行う業務のチェックリストなど。
・会議も事前に確認し参加者全員が議題を把握しておく。
・ルールも自動化して守るようにする。
５．時間の整理
・OUTLOOKで整理することを決める。
・ルールもTODOに入れる。確認事項は水曜日
・がんばるタイムの導入
・電話の時間も人の時間を奪うこと
登録日 : 2008年12月02日 00:31:48
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