世界で一番やさしい 資料作りの教科書

著者 :
  • 日経BP
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本棚登録 : 133
レビュー : 20
  • Amazon.co.jp ・本 (304ページ)
  • / ISBN・EAN: 9784296103942

作品紹介・あらすじ

鈴川葵の成長の軌跡、第2弾
グダグダな資料が劇的に変わる!

物語の主人公は、プレゼンがうまくいかずに悩む入社4年目女子の鈴川葵。

社内のグダグダ会議を改革した葵は、あるプロジェクトチームのメンバーに大抜てき。そこで今度は「資料作り」を学び、社内のコミュニケーションを変えていくことになります。

先輩、恋人からアドバイスや、コンサルタントの父が授けた「資料作りの7つのStep」「コミュニケーションの3つの作法」などを実践し、相手に自分の主張を伝える極意を身に付けていく葵。最後には大きなプレゼンテーションの舞台に立つことに--。
本書では、「無駄のない行動を起こさせる意思疎通」や「自分の思いをストレートに伝えるプレゼンテーション」を実現するための上手なコミュニケーションを、資料作りの実践手法を中心にして解説していきます。
主人公の成長をみながら、自然にコミュニケーションの原理・原則を掴んでいただけることと思います。

感想・レビュー・書評

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  • 【過去一オススメ!】
    仕事あるある
    「仕事頼まれたけど結局何が正解なのかわからない」
    「伝えたいことが伝わらない」
    を解決する必殺技が、小説仕立てでわかりやすく載っている。

    【内容まとめ】
    学ぶことが多くて量多くなっているけど、全部を意識することはどうせできないので、
    ☆をつけたことは今後常に必ず意識する。

    ①資料を作るとき、「誰に」「何を」伝えて、「○○」って言ってもらえたらOKなのか?を明確にする
    ②物事の根本を見抜く→良い例と悪い例をいくつか考えて、その違いを比べる
    ③部下の資料の直しをするとき、「マスト直し」と「趣味直し」を分ける
    ☆④良い依頼の3ヶ条
    ・動作が明確(言われた方が、こうやってこうやるっていう体の動きがイメージできる)
    ・期限と所要時間が明確
    ・目的と背景を伝える(なぜやるのかがわかれば、勘違いもなくなるし、やりがいも出て、自分なりのプラスαもしてくれるかも)
    ⑤コミュニケーションの3つのお作法
    ☆・発言に見出しをつける→「質問です」「確認です」「相談です」「ただ聞いてほしいだけです」など
    ・質問にはストレートに答える
    ・語尾はハッキリと
    ⑥プレゼン作りの7つのステップ
    1.発散→話したいことを、思いつくままに書き出す
    2.主張と要望→言いたいこと&相手にしてほしいことを明らかに
    3.相手の状態→聞く相手は誰?こちらに何を期待してる?
    4.シナリオ→①の内容を整理し、接続詞でつないでシナリオ作る
    5.ラフスケッチ
    6.電子化→ここではじめてパソコンを開く
    7.ひと晩寝かせる
    ☆⑦プレゼンのコツ→最初に聞き手の姿勢を作る
    ・今から何の話をするか?
    ・何のために話すか?
    ・その結果聞き手にどうなってほしいか?

  • コミュニケーション手段の1つとして資料があり、
    その資料を作るためにはどういった段取りを踏むのが
    適切かといった話を中心に書いてくれている本。

    コミュニケーションが主なので、
    そもそも伝わるなら資料なんて不要といった主張が
    自分ともマッチしていて良いと思った。

    また、資料だけでなく、
    指示・依頼だったりプレゼンだったりと
    コミュニケーションにまつわる取り組み方を
    分かりやすくまとめてくれてるので、
    確かにタイトルとはアンマッチなところもあるが、
    他の人にも進めたい良書だと思った。

    【勉強になったこと】
    ・1枚ものの資料作りの3STEP
     STEP1:キーメッセージを資料の一番上に書く
      コツ:キーメッセージは3つの質問で明らかにする
       Q1.これは誰に見せる資料か?
       Q2.結局、この資料で何を伝えたいか?
       Q3.この資料で、相手にどうなってもらいたいか?
     STEP2:ボディーを考える
      コツ:図表はあくまで補足や脇役と考える
         2つの質問で自問自答する
       Q1.キーメッセージに加えて何があると伝わるか?
       Q2.キーメッセージだけだとどんな疑問が出そう?
     STEP3:電子化する
      コツ:ボディーの構成が決まるまで、PC使用禁止
         考えは紙でまとめて、仕上げでPC

    ・上手くいかないときは、闇雲に取り組むのではなく、
     うまくいったときとの違いを考えることが大事。
     その違いを解消することで上手くいかない状況を
     解消することが出来るかもしれない。

    ・良い依頼の3つの条件
     ①動作が明確
      身体の動かし方がイメージできること。
     ②期限が明確
      いつまでにどれくらいの工数をかけるかが明確。
     ③目的と背景が明確
      何のために、何に使うのかが分かること。
      これによって追加提案が出来ることもある。

    ・お仕事引き受けスクリプト
     ①目的と背景
      オープン:なぜ必要?何に使うの?
      仮説有り:〇〇に使うと思ってるが合ってる?
     ②動作
      オープン:具体的に何をすればよい?
      仮説有り:〇〇をして~〇〇すればよい?
     ③期限
      オープン:いつまでにどれくらいかければよい?
      仮説有り:〇〇までにこれくらいかければよい?

    ・コミュニケーション3つのお作法
     ①話し手側の心得
      ・発言に見出しをつける
       何の話をするのかを明確にしてから話す。
      ・語尾をはっきりさせる
      ・質問にストレートに答える
     ②受け手側の心得
      ・発言に見出しをつける
       だらだら話してたら何の話か確認する
      ・語尾をはっきりさせる
       続きは?と聞いてはっきりさせる。
      ・質問にストレートに答える
       回答が得られなかったときは催促する。

    ・伝わる資料を作る7STEP
     STEP1:発散
     STEP2:主張と要望の特定
         〇〇だから、〇〇してほしい
     STEP3:相手の状態確認
         相手の認識状況等を確認もしくは想像する
     STEP4:シナリオ作成
     STEP5:ラフスケッチ
     STEP6:電子化
     STEP7:レビュー

    ・期待する変化は三種類
     状態、行動、感情

  •  ビジネスにおいて、コミュニケーションはどんな場合でも必要なもの。口頭やテキストで、仕事の依頼、報告、相談、などを伝える場面は多い。しかし、伝え方がグダグダだとその後の成果もグダグダになってしまう。伝えたいことをしっかり伝えるのは簡単なようですごく難しいと思う。
     本書は、伝えたいことを伝える押えどころを、小説形式のストーリーで具体的に教えてくれる。なので、分かりやすく読みやすい。著者はあとがきに人の習慣を変えるには感情が動かさないといけないと述べている。本書は小説で書かれているので感情が動かされ、納得感が得やすかった。

     コミュニケーションで一番大事なのは、伝えたいことが伝わること。資料作りにおいてもそれは同じ。なので資料は体裁を優先させず伝えたい事が伝わるこを優先させる。極端な話し、相手に伝われば図や表は必要ない。
     資料作りのポイントはキーメッセージとストーリー。伝えたいことを一言で表し、それを冒頭で入れる。さらにストーリーを考え、キーメッセージをどう並べたら相手に伝わるかを検討する。うまくやるコツは、まず紙にアウトライン(大まかな資料)をつくり、キーメッセージを接続詞でつなげストーリーにする。また、最後に電子化し仕上げていくこと。はじめにパソコンに向かってもとっちらかってしまいがちになる。

     自分が勉強になったのは情報伝達のお作法。お作法は3つあり、1発言に見出しを付ける 2質問にストレートに答える 3最後まで言い切る がある。
    1.発言に見出しをつける
     今から何を発言しようとしているか宣言してから中身に入る
     「自分にこれから何をしてほしいの?」と相手に確認する
    2.質問にストレートに答える
     聞かれたことにストレートに一言で答える
    3.最後まで言い切る
     「・・・じゃないかなと?で、その先は?」と語尾を拾ってあげる
     これらは、普段意識していないとなかなかできない。言われてみれば確かに重要なことだと思った。

     大きな気づきは、”質問をしたら8秒黙って待つ”だった。沈黙になるとあれこれ相手に投げかけてしまう癖があり、相手に考える時間をつくれていなかった。後輩にじっくり考えてから発言する人がおり、その後輩には8秒待つを意識してコミュニケーションするようにした。実践した所、これまでよりキャッチボールがうまくいくようになった。これに気づいてからは誰に対しても、相手の発言を待てるようになった。

  • 資料の作り方だけでなく、仕事上での上司・部下とのコミュニケーションや、プライベートな会話を円滑に進めるために、とても参考になりました。
    ストーリー仕立てでわかりやすく、具体的な方法とわかりやすい言葉で記載されているのも良かった。
    ・発言に見出しをつける
    ・質問にストレートに答える
    はまず実践しようと思いました。

  • 前作の「世界一やさしい会議の教科書」が良書だったので購入。本書も非常に有用なものになっている。
    今回の内容は"資料作りの教科書”となっているが、パワポの体裁だとかそういう話ではなく、より広い意味での伝え方・コミュニケーションについて解説されている。
    話は前作と同様に、物語調で進んでいく。話の中で、実際に紹介されたテクニック(考えたかと行ったほうが適切か)を活用して話を進めていくので、明日からでもすぐに使える内容になっている。
    この本で一貫しているのは、上っ面の資料作り・体裁よりもまず"伝わること"を重要視していること。作中の「伝えたいことが伝わるなら、(資料の)中身なんて作る必要がない」という言葉からはも、筆者が"伝わること"が最も大事だと考えているとわかる。


    特に参考になったのは以下のポイント。
    ・物事を依頼するときは期限と一緒に工数も明確にしておくと作業のボリューム感が伝わる
    ・伝えたいことは一番目立つところに書いておく。
    ・資料は3つの観点を考えて作る。
     誰に見せる資料なのか
     何を伝えたいのか
     相手にどうなって(どう思って)ほしいのか
    ・枚数の多い資料を作るときは、スライドの間に接続詞を設けて、つながりに問題がないか検証する。

  • ビジネスパーソン必読とも思える本書。

    ケンブリッジ社のYouTubeを見て、その時のおすすめとなっていたので、購読。
    恐らくそうじゃなければ手に取っていないタイトルと表紙…。

    中身は、社内コミュニケーションや、資料作成やプレゼンの手順や準備、それぞれの考え方について書かれてる。多くの人の問題である、伝える、伝わるという全てのベースになることの本質について書かれてる。
    ただ、そこを自覚的に悩んでる人は少ないので、中々自発的に読む人も少なそうなのがもったいない。それだけの良書かと。

    本来は、社員全員読んで、共通言語に出来れば強いだろうなと思える本。

  • 資料作りだけでなく、仕事でのコミュニケーション全般に関するバイブル。いつでも「相手に何を伝えたいか、何をしてほしいか」を考えることが重要だと感じました。
    図書館で借りて読みましたが、購入して手元においておきたいです。

  • 資料作りの教科書とはいいつつ、表やグラフの作り方には一切触れていないどころか、伝えたいことが伝われば資料などいらないとまで言っている本。実際私もこの本を注文した理由は、キレイで分かりやすい資料の作り方を知りたかったわけだが、もっと本質の伝え方のコツを具体的に教わり、悩みがふっと軽くなったというか、考える角度がぐわんと変わるのを感じた。ビジネス書に疲れ気味の自分には小説になっているのも娯楽の一部のように楽しめたし、ポイントとなる部分は分かりやすく表にまとめてあり、解説がされている。これさえ読めば資料もプレゼンもお手の物!とは当然いかないが、手元に置いておいて確認しながらトレーニングしていけば、資料やプレゼン、コミュニケーションの悩みは相当軽くなるだろう。

  • 資料作りの教科書とあるが、広くコミュニケーション全般における今から使えるエッセンスが詰まった一冊。
    話の冒頭に今からする話のラベリングをすることはすぐに意識でき、効果を発揮している。

    作者は「エッセンスを伝えるだけでは行動は変わらない。新たな価値観を理解し、感動してこそ人は変わる」と言った。その感動を味わえる一冊。一緒に仕事をする人全員に配りたいくらい良い教科書だ。

  • 榊巻さんの本は本当に現実的。物語を通して、決して抽象的に学ぶことはなく、どう行動すべきかを落としこんでくべきかをイメージできます。普段は資料づくりあまりしませんが、本社いったらもっかい読みます

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著者プロフィール

ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ(株)
1980年生まれ。ダイワハウスに入社。08年ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズに転職。以来、計画策定を行うプラニングフェーズを中心に、建築、金融、通信、運送など幅広い業種でプロジェクトに参画。

「2020年 『ファシリテーション型業務改革』 で使われていた紹介文から引用しています。」

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