図解会議の技術: パッと見てピンとくる! 事前準備からファシリテーションの方法まで
- PHP研究所 (2004年7月1日発売)
- Amazon.co.jp ・本 (221ページ)
- / ISBN・EAN: 9784569636986
作品紹介・あらすじ
「少ない」「短い」「決まる」会議へ変える!会議に使えるテンプレートをサイトからダウンロードできる。
感想・レビュー・書評
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会議入門
■所感
見開きになっており、読みやすい。図解も参考になる。
会議の目的を整理して、成果を最大化する。そのための準備や、参加者にどう働きかければ良いかが具体的に書かれていたことは良かった。
当たり前の内容が多いのと、ファシリテーターの発言例が若干喧嘩腰に見えた。
あと、会議の目的別に要諦がまとめられていた終盤の記載は役に立つ。
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見開きにぎゅっとまとめてあって、読み易いし、さっと必要いななところだけ復習できる。
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会議の「基本」に関して、図解を交えて分かり易く解説されている。
中小企業なんかじゃ、会議って「何となく」開催してる所も多いんじゃないでしょうか。
かく言う私も、アジェンダを用意するなんて知りませんでした。
こういった「技術」って、意外と身に付けにくいよなぁ・・・。
良い意味で教科書的。
特に社会人1~3年目くらいの若手社員にはオススメ。
自分が買ったのは新書サイズでしたが、いつの間にか文庫版が出版されていたようです。
500円はお値打ち!だと思います。 -
■会議の目的
・特性は、参加者が同じ時間と空間を共有すること。電子メールや文書でこと足りるなら会議を開催する必要はない。
・会議は最もコストのかかるコミュニケーション方法である。
・事前に準備した「計画案を議論する」ことが目的である。
■会議の環境
・知的生産性の高い時間帯(火曜〜金曜の10:00〜12:00、月曜〜木曜の14:00〜16:00)
・議題は3つに絞り込もう。
■ファシリテーターの役割
・会議で創造的な結論を導くために中立的立場で参加者を”支援”する人。
・参加者に刺激を与え問題について考えさせ、参加者の能力を引き出しながら、解決策を導き出させる。
・議題に関連した話題を提供する。
・毅然とした態度で臨む。
・意見が出ない場合は、参加者の得意分野を知り、意見を引き出す。
・感情的に対立したら、それぞれの立場を認識させる。
・議論の全体像を示す。
・効率性/効果性を重視/経済性等の基準に基づき決定を導く。
■ファシリテーションプロセスとは
・テーマを示す
・情報をインプットする
・議論の範囲と観点を示す
・意見を求める
・反論を求める
・結論を提案する
・少数意見に機会を与える
・採決する
■参加者を説得する
・注意を喚起する
・興味をもたせる
・理解させる
・賛同させる
・行動させる
■会議のタイム・マネジメント
・議題を絞り込む
・各議題の所要時間を決める
・タイムキーパーを活用する
・長い発言を制御する
・終了時刻に終える
■目的別会議とその目的
・報告会議…問題提起、課題抽出、解決策
・進捗会議…全体の再確認、ギャップ抽出、ギャップの解消
・問題解決会議…問題の定義づけ、原因探索、解決策の抽出
・戦略立案会議…事前の調査分析、戦略目標の設定、戦略の立案・具体化、アクションプラン化
・意志決定会議…選択肢の抽出、選択肢の評価基準の設定、基準に基づく決定
・定例会議…そのときどきで決定
・緊急会議…趣旨をコンパクトに組みたて、簡潔に実施する
・利害関係者調整会議…相互の要求の表明、対立点の分析、代案の検討、決定
・情報収集会議…ギブ&テイクによる相互の情報習得
・インタビュー会議…使途の明示
・提案会議…双方向のプレゼンテーション、議論、その場での結論
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■書記の役割
・議事の進行に沿って、論議の全体像を”構造化”する人。
■会議のアジェンダ
・目的、目標、議題、参加者の準備事項を明記する。
■会議の評価
・会議の終了後は、実施した会議を評価する。
・事前準備の視点…アジェンダの内容は配信時期、事前の情報共有等。
・会議内容の視点…目的と目標の達成度、議題の適切性、参加者の参加度、決定事項の有無等
・事後処理の視点…議事録の内容や配信の時期、決定事項の実行等。