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感想 : 
- Amazon.co.jp ・本 (222ページ)
- / ISBN・EAN: 9784794211460
作品紹介・あらすじ
整理できないのではなく、していないだけ、なんて思っていませんか。仕事を効率化するシンプルな整理術。
感想・レビュー・書評
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出版の古い本だけど
こういうのは不変な悩みなので
内容は今にもじゅうぶん通じるね。
まだデジタル系の整理については
そんなにページを割かれていないけれど
言っていることの骨子は一緒。
いつやるか、今でしょ！
ってことですね(￣▽￣)
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1．片付けていらないものを処分、2．必要なものを分類、3．仕事には優先順位をつけて、４．一つのスケジュール張で仕事を管理、5．計画を実行！
以上5つについて、準備ステップから順に、6つのステップで紹介．それぞれを実行するときに陥りがちな心理状態を分析してある．当てはまらないものもあるが、そうだなぁと納得することもあり、参考になる．
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── 大嶋 祥誉《マッキンゼーで叩き込まれた超速仕事術 20230619 三笠書房》
http://booklog.jp/users/awalibrary/archives/1/483798827X
── リズ・ダベンポート／平石 律子・訳
《気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ 20020907 草思社》
http://booklog.jp/users/awalibrary/archives/1/4794211465
デスクの上が汚いとなぜ「仕事ができない」と見なされるのか
https://www.kamilabo.jp/copi/pay.html
© ダイヤモンド・オンライン／写真はイメージです Photo:PIXTA
…… 元マッキンゼーで、現在は経営者へのエグゼクティブコーチング、
人材戦略コンサルティングを行う著者が、新刊書『』を上梓。本書から
の抜粋で、仕事のスピードを劇的に速める働き方のノウハウを解説する。
デスク周りの状態は頭の中身を反映する
私の知る限り、仕事が速い人は「デスク周りが片付いている」という
共通点があります。マッキンゼー時代の先輩たちも、おおむねきれいな
デスクを維持していました。デスクに書類が積み重なっている人、整理
整頓できていない人の記憶はほとんどありません。普段は整理整頓でき
ているので、デスクが乱雑になっているのを見ると、一時的に非常事態
にあるのだと推測できるくらいでした。
デスク周りの状態は、その人の頭の中を如実に反映しています。整理
整頓された環境下では集中して思考できるのですが、散らかった環境下
では発想や思考が乱れ、集中力が低下します。不要物がノイズになるか
らです。つまり、深く思考し、集中してパフォーマンスを発揮するには、
デスクをきれいに保つことが不可欠なのです。
また、整理整頓をすると資料やデータなどを探し出す時間を短縮でき
ます。一見ささいなことのようですが、この時間はバカにできません。
── リズ・ダベンポート／平石 律子・訳
《気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ 20020907 草思社》
http://booklog.jp/users/awalibrary/archives/1/4794211465
という本では、平均的なビジネスパーソンは探し物に年間150時間を費
やしていると指摘しています。
コクヨが2022年に行った調査では、一日のうち探し物をしている時間
は平均およそ13.5分、年間で約54時間に相当するとの結果が報告されて
います。データを探す時間を加味すれば、年間150時間というのも不自
然ではありません。
整理整頓をすれば、こういったムダな時間も削減でき、仕事のスピー
ドを確実にアップできるのです。
紙の資料は「すべて破棄」が原則
本コラム著者・大嶋祥誉氏の新刊書 © ダイヤモンド・オンライン
整理整頓の基本は、不要な書類を捨てることです。昨今はペーパーレ
ス化もかなり進んできましたし、紙の資料も簡単にデータ化できます。
あえて紙のまま書類を保管しておく必要性がありません。
終わった仕事、完結したプロジェクトの資料については、原則的には
残さず速やかに処分しましょう。
他人から借りた資料は、責任を持って確実に返却し、廃棄すべき資料
はシュレッダーにかけてから捨てます。資料には自社はもとより他社の
データが記載されていることもあるため、万が一の流出防止に備えて慎
重に取り扱いましょう。
中には「この資料は後々何かの役に立つかもしれない」と思えるよう
な資料もありますが、私の経験上、実際に保管していた資料が役立った
経験は皆無です。
特に最新情勢を分析するような資料は、時間経過とともに急速に価値
が失われます。たとえば、現在は人口が減少していく日本における労働
力の代替として、チャットGPTに代表されるAI技術をいかに活用するか
が関心事となっているように、わずか1年前のデータでさえ、現状の理
解に役立たないのは誰の目にも明らかです。
また、紙の書籍なども、資料と同様に速やかに処分するのが鉄則です。
もし再度必要になれば、アマゾンなどで再び入手するのは簡単だからで
す。なお、パソコンやクラウドに保存しているデータも、定期的な整理
整頓をおすすめします。このとき、検索性を高めるためわかりやすいイ
ンデックスを付けるといいでしょう。
整理整頓は「毎週1回」「1カ月に1回」など実施日を決めてスケジュー
ル化しておくのが理想です。整理をすると気持ちもスッキリします。
メールよりもメッセンジャーで
連絡するメリット
今では、メール一辺倒だったコミュニケーションツールも多様化して
います。ライン、フェイスブックのメッセンジャー以外にも、チャット
ワークやスラックなどのビジネスチャットサービスも普及しています。
私の周りでも、メールを使用する機会は明らかに減少しています。比
較的多用しているのはメッセンジャーとスラックでしょうか。
メールの場合、大量のメッセージが受信トレイにたまり、重要な案件
を見逃すおそれがあります。やりとりの流れを追いにくく、見失うこと
もあります。相手が見えにくいのとあいまって、全体的に重たいイメー
ジがあるのです。
一方、メッセンジャーは通知を見ただけで発信者が一目瞭然であり、
オンライン状態も表示されるので、相手の状況を把握しやすいのが利点
です。つまり、「メッセージをすぐに見る人／見ない人」「すぐに返信
する人／ちょっと呼吸をおいてから返信する人」といった相手のキャラ
クターがわかりやすい。いつメッセージを見ているのかわかりにくいメー
ルよりも安心感があるように感じます。
また、普段は敬語で接しているような相手にも、気軽に絵文字を使え
るような適度なカジュアルさもあります。フォーマルなコミュニケーショ
ンでも、親近感を覚えやすいぶんだけ同意が取りやすい印象もあります。
総じてメッセンジャーは、リアルな対話に近い感覚でテンポよくメッセ
ージをやりとりできるのが魅力なのです。
なお、チャットワークやスラックなどは特にチームでコミュニケーシ
ョンを取るときに威力を発揮します。リアルタイムに気軽に連絡できる
ので、情報共有が効率化します。仕事を速く進めたいなら、メールにこ
だわらずさまざまなツールを活用する必要があるでしょう。
メッセージは「簡潔に短く」が基本、ときに「ダラダラ長く」も効果
的
マッキンゼーでは「メールは簡潔に短く」が鉄則となっていました。
相手が短時間で要点をつかめるように、スクロールしないで見られるよ
うに意識していました。たとえば、次のようなまとめ方です。
△△の件ですが、現状では、次の3つがポイントです。
1 ○○○○
2 ○○○○
3 ○○○○
以上を踏まえ、□□の方向で進める予定です。問題ありませんでしょ
うか？
「箇条書きを使う」「根拠、主張を短くまとめる」という原則はメール
以外のツールを使うときも同じです。
ただ、最近はスマホでメッセージをやりとりする人も多く、短文でま
とめる作法は、ある程度常識と化しています。
そこで、もう一段上のテクニックをご紹介したいと思います。通常は、
箇条書き＋短文で書き、状況に応じてダラダラと長い文章を使う方法で
す。切々とした長文は、情に訴える効果があり、ときに人を動かす力を
持ちます。短文と長文の使い分けができるようになれば鬼に金棒です。
（20230711）
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ビジネス選書サマリー。平均的なサラリーマンは、年間150時間も探し物に時間を費やしているそうだ。探し物がなくなれば、年間150時間つまり約1ヵ月分の時間を節約することができる。
基本的に使用頻度の高いものほど、自分から近い位置に置くことを提唱している本。ノウハウが具体的に書かれているので、実践しやすいが時代とともに陳腐化もしやすい。取り入れられる事は取り入れると言うスタイルで読むと良さそうだ。
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・古いものの９５％を捨てる
・目標に近づくための小さな一歩は、手帳Todoリストに、ハート?マークをつけよう！
・５回先送りしたら、Todoリストから×をつけて消そう！
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最近の整理本らしく、
・どうやって捨てるものを選ぶか
・いらないものを貯めこまないか
という点について著者が実践した方法が示されています。。
【なるほどな点】
・古い書類の山より、どんな書類が入っているか記載のない箱のほうがタチが悪い。
・６ヶ月以上保存しているものの９５％はゴミである。
・整理したいところから、物を全部だし、元へ戻す価値のあるものだけ戻す。
・新しいものからではなく、古いものから始末する。
・毎日使うものは手近に。逆に手近に置くものは毎日使い物だけ。
・スケジュール帳の最後に「将来」ページを作る。
・「あとで」という時は、永久にやってこない。だから「いま」決めなくてはならない。
・毎日、１回は入ってきた情報を全部空にする。
・済んだ要件にはチェックマークを入れる。終わらなかった要件は予定を入れなおす。
・「したほうがいい」と思っているだけの用件をこなしている時間はない。
・新たな情報は常に優先順位を考える。
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汚部屋脱出スレで人気の一冊。汚部屋脱出だけでなく、仕事の波におぼれている人にも役に立つ。
とにかく捨てて、すこしだけスペースを作り、そこに4つの場所と管制塔を設けて運用することで、解決を図る方法。
7つの習慣や、良い習慣本など、他の本にも同じようなことが書いてあるが、この本の良いところは実際に運用する状況を想定したときにつまづきやすいところについて、かゆいところにアドバイスがあるところ。他の本で挫折している人には是非おすすめ。
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以下注目点
P.34 すべてを外に空けてしまう
引き出しを整理するときは、すべて外に空けてしまい、それから取っておくものだけを元に戻す。
P.37 予備は必要なだけ
予備に取っておく数はどの程度なら十分なのかを考えて、その数だけを保管するようにしよう。数は多すぎないほうが良い。
→1ヶ月分か、1W分か良く考えること。
P.38 ビジネス書や参考書は、この1年に少なくとも一度は使ったことのあるものだけを残す。
P.43 コンピュータ内のファイルも紙の文書と同じようにファイルしよう。
P.99 Aランクの用件は、一日に6件以上を割り当てないようにしよう。
P.100 大きな仕事はタイムスケジュールに組み込もう。
1時間以上かかるなら、アポと同様に扱い、「管制塔」のタイムスケジュール欄に書き込んで、時間を確保しよう。平均2時間は円滑なおつきあいや余計な雑用のために使わざるを得ないことに留意しよう。
P.155 自分がすべきことは何かを自問しよう
持ちかけられた話の中から、あなたが何をすべきか期待されていることだけを知ればいいのだ。
P.161 毎日24時間に1回は入ってきた情報を必ず全部空にする。
→手帳のinbox,e-mailの受信トレー、各種メモ
P.163 いま！決める
8. 自分が関わる範囲がわかったら、「それをやる時間があるか」と自問する。
9. 実行可能な日付を選んで「管制塔」に用件やアポを書き留める。
10. 予定を変更するように頼まれたら、「管制塔」で現在の予定と変更依頼を比較し、妥当な追加や削除を行う。
11. 「あとで」を信じるのをやめる。決断には「いま」か「遅すぎる」かのどちらかしかない。
P.172 優先基準を知る
優先順位をつけたリストが機能するためには、まず、あなたが自分の優先基準を決めなければならない。
P.204 予定の入れ直し方
1. ただ翌日にまわすのではなく、このさきのレーダー・スクリーンをすべて確認して用件やアポの状況を調べ、現実的な日にちを選んで予定を入れる。
2. 決して決して決して、さきに矢印を書いてから将来の予定を入れないこと。
P.205 用件が先送りになる理由
優先順位に従って作業していかず、時間の無駄である割り込み仕事の85%を引き受けている。
P.207 終わらなかった用件の対処方法
終わらなかった用件は簡潔に他の日に記入しなおそう。[/private]
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