トヨタの会議は30分 ~GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術

著者 : 山本大平

• すばる舎 (2021年4月12日発売)

作品紹介・あらすじ

成長して少し規模が大きくなると、多くの会社では「大企業病」が発生します。社内の忖度と事なかれ主義がすべてを覆い、内向きの仕事に時間を取られているうちに、欧米企業と中国企業にすべてを取られる──そんな光景を、私たち日本人はここ数十年でどれだけ見てきたでしょうか？　ところが、どんなに企業規模が大きくなっても、そうした大企業病に侵されていないように見える日本企業があります。そう、トヨタ自動車です。トヨタでは、結論が秒で出てきます。おためごかしを嫌い、浮ついた若い奴は現場のオヤジさんたちに三河弁でガッツリどやされます。本質志向の骨太なコミュニケーションがいまでもしっかり存在しているのです。
本書は、トヨタが大企業病から逃れるうえで重要な要素の一つになっている「社内でのコミュニケーション術」について、実際にトヨタマンとしてビジネス人生の基礎を築いた著者が、愛を持って振り返りつつ分析、一般に紹介する１冊です。「カイゼン」など、生産管理手法についてはすでによく知られているトヨタ自動車の社内で、実際にどんなコミュニケーションが行われているのかが明らかになります。……すべてのジャパニーズビジネスパーソン、必読の書と言えるでしょう。

感想・レビュー・書評

[たいちゃんさんの感想 · 2021年11月25日]

会議は30分でやろうとおもったことはありませんでした。一時間が普通でしたが、その半分で出きるとは。自分がこの会議を作るためにはまずは何を議論する会議なのかを明確に示し、その考えについて事前に意見を持って来てもらって参加すること。そして次回の会議の内容について決めて、PDCAをまわし続けること、かなり成果がでると思いますし、また時間が効率化することで一石二鳥です。またこの本を読んで議事録など皆さんが見やすいように新たに作り替えることなどほんとに無駄だなと思います。特に笑っちゃったのがメモをとることですが、それはほとんどあとで見ないというところはまさにーと思ってしまったところです。そうじゃなくて話している人の話をちゃんと聞くことの方がよっぱど大事で会議に参加してますよね。メモを残すことではなくこれから始まる議題に対して自分も参加すること大切さを改めて感じました。あとまだ、私たちの管理者の会議は会長への報告会議になっています。まずはそれ以外の会議は30分の文化を今から準備して2022年は会社の会議は30分の文化を定着させて行きたいと思います。まだまだ知らないことが沢山あり、やってみたいことを沢山気づける読書はいいなと思う今日この頃です。笑

[きみっつさんの感想 · 2022年2月27日]

好きな企業のトヨタが、タイトルに入っていたので、惹かれて購入しました。読みやすい構成でスラスラ読めました。
「1分でOKをもらえるペライチ資料作成法」これは、タメになりました！今すぐに使える技です！今日、早速に仕事で実践しました。ペライチ資料では無いですが、上長へのメール文で使ってみました。でもこの技は上長とやりとりする色々な場面で「使える」と思いました。
この技を知り得ただけでも、この本を読んだ甲斐がありました!!

[Manideさんの感想 · 2022年2月23日]

1.この本を選んだ目的　
最近、会議の時間ばかりだなと感じることがあり、この本が目に止まりました。あまりブクログ評価は高くないけど、サクッと読めそうなので、選びました。
　

2.あらすじ
トヨタでも勤務していた筆者が、トヨタでの経験で有効だと思うものをまとめている。


3.感想
なかなか面白かったです。
じっくり読むというよりは、サクッと読む感じだと思います。自分の経験と一致する部分も多くあったので、内容はすんなりインプットできました。

A3、1枚の資料をつくることはほとんどない、ということで、私も勘違いしてました。トヨタはベースがA3資料だと思ってました。

項目の12と13の内容がよかったです。
相手に同調するのではなく、、、というのは、私もずっとそのような環境にいますが、バランスを保つのと、自分の意見を主張することで良い方向に向かわせるというのは、ずっと課題だと思っています。油断してると、「そだね〜」で終わってることがよくあります。


4.今後、活かしていきたいこと　

上司に確認する場合のA4にまとめる内容は1つのサンプルとして参考になります。
(1)何の話かを書く
(2)どんな回答や判断が求められているかを書く
(3)結論を書く
(4)論拠を列挙する
　3点の箇条書き
(5)補足を入れる

若い時から、いろいろなフォーマットを目にしておき、その時の最適なものをつくりだすことができれば、より貢献することができるでしょう。

[123456qazさんの感想 · 2021年10月3日]

トヨタ自動車　直接的に意見を出し合い、議論を重ね、素早い意思決定を行っていく。コミュニケーションスピードはGAFAMやBATHなどITの巨人たちにも負けない
①トヨタの会議は30分が基本/30分会議を励行することで、年間２か月分の勤務時間を捻出できる。
②会議中にメモを取ることをやめ、話に集中して聞くようにすると相手を見て非言語の情報も取り入れることができる。その方がスムーズな意思疎通が可能になる。
③１分で上司から承認をもらえる資料をつくるには「何の話か」「上司にどんな回答や判断が求められているか」「結論」「論拠」「補足」を順番に書くことが大切
④失礼すぎる相手に対しては30分怒りを寝かせてみる。相手にする必要がないと少しでも思えば、最低限の対応だけして無視

極限まで無駄を減らす時短会議
会議は１時間を基本としている企業も多い→会議時間が最初から１時間で設定されると、本来ならば30分で済む会議がその時間を全て使い切るように進行されてしまう。
会議に２〜３回出席する日は頻繁にないか。年間で600回×30分間が無駄/年間では300時間無駄１日８時間労働で約２か月間(37日半分)/会議時間を１時間から30分に短縮するだけで年間６分の１の労働時間を別の仕事に充てることができる。

時短会議のサイクルを回す一定のルール
時間が限られているという意識が出席者全員に浸透→無駄な世間話が行われず、会議が始まった瞬間から議題を確認して議論/延長も30分まで/会議の予定は立て続けに入れず最低30分は間隔を空けて会議を入れるように徹底されている。
会議の最後には「次回の打ち合わせ内容」を決める→次の会議では前回の会議以後に各関係者が動いた結果の情報交換から始まり、その後にブレーンストーミングや意見交換が可能になるのである。

トヨタでは「会議や打ち合わせ中はメモなし」が基本/人との意思疎通という点では会話中にメモを取る方が不自然/意思疎通において思い込みや勘違いが起こらず、理解度も向上するのである。
相手の話に集中することによってその場で「なぜ?」を繰り返し聞くことができる/覚えておく必要がある内容は、会議後に要点や数字などをメモ

相手を射止めるコミュニケーション術
１分でＯＫをもらえる資料づくり
上司は上司で忙しく部下の説明を細かく聞いている時間はない→上司から「Ａ４一枚の資料にまとめて持ってきて」と指示/上司の仕事が途切れたタイミングを見計らって「１分だけいいですか?」
①「何の話か」を書く(例:車種〇〇の走行中ノイズ対策について)
②「上司にどんな回答や判断が求められているか」を書く(例:ノイズ対策のＡ案とＢ案の検討結果承認をお願いします)
③結論を書く(例:検討の結果、Ｂ案が有効なため、設計変更の実施を求めます)
④論拠を列挙する(例:対策Ａ案=ノイズXXデシベル低減、対策Ｂ案=ノイズXXデシベル低減)
⑤必要に応じて補足を追加(例:品質管理部も承認済み、Ａ案でも評価基準はクリアしている)
資料作成のポイントは「上記の順番を守ること」「文字数を可能な限り減らすこと」「難しい専門用語も可能な限り避けること」になる。

プレゼン　あがり症の人は目線と声質を安定させる　目線のふらつき→落ち着きない印象→聞き手の顔の向こう側にある壁や時計などの目印を見て話す
声質の安定させるコツ→極力穏やかな低い声で話すこと

口２耳８の割合でしゃべりすぎない
人間ひとりの脳にインプットされている情報量はたかが知れている。参加者と共に情報やアイデアを出し合うことで、自分だけでは得られなかった発想や結論を得ることができる。

あえて空気を読まず/対立を恐れず　お互いの意見を直接的に言い合える企業文化→トヨタの強さの基礎
職場の人間関係が一時的に悪化することを各個人が恐れてはいけない。仕事の本質よりも人間関係を維持することを重視するようになってはいけない。
注意すべき点→あえて空気を読まずに反論することによって社内で孤立してしまうことは避けなければならない。このさじ加減が難しいのだが、あえて空気を読まず直接的に意見しても大丈夫な相手か見極める。組織の空気を読む力を高め、直接的に発言しても大丈夫なメンバーが揃っている時にのみ、あえて空気を読まない行動に出るのである。

嫌われることを恐れない

トヨタの工場内では強面のおじさんたち→怒るのは「嫌われてナンボ」という想い→そうしなければ若手が成長せずにトヨタの「ものづくりの魂」や「現場力」がなくなってしまう

30分怒りを寝させてから無視する
アンガーマネジメントの方法としては「カッとしたときにはすぐに言い返さずに６つ数えてから発言する」「トイレなどを口実にその場から中座しその間に気持ちを整える」などがある。

しかし相手によっては、こっちが引けばネチネチと絡んでくる人もいる。そのような理不尽な相手の対処方法が「まず30分怒りを寝かせてみる」ことである。30分後も「それでもやるしかない」と思えば、これまで通りに対応すればいい。もし30分後に「相手にする必要はないな」と少しでも思えば、それ以後は一切相手にせずに無視してしまうのである。業務上で必要最低限の対応だけして、ネガティブな言葉には反応せずに無視してしまえばいい。☆実践できた！R0307のクレーム
時間は限られている。理不尽な人を相手にしている時間があるならその時間で他の仕事をした方が効率的だ。生産性のある業務に時間を割り振ることで自身の成功に近づくことができる。

[あけちゃんさんの感想 · 2024年2月23日]

著者が仰る様に社会人5年以内の悩める若者に向けた内容というだけあって、何十年も社会人をやってきた自分には、既に自然と実行してる部分も多々あり。しかし、忘れていた事、参考になった事が色々あり自身を省みる機会となった。

以下は備忘録参考になった事、心に留めておきたい事
・『1分いいですか？』資料など見てもらい、承認を得たい時に使う
その際の資料は①何の資料か②今相手にどんな回答や判断が求められているか③結論④論拠⑤補足
の順で作る
・あがり症の人は目線と声質を安定させる
聞き手の目を見ず彼らの顎を見て話せ
大勢の聞き手がいる時は聞き手の向こう側にある壁や時計などの目印を見て話してもいい
声質は極力穏やかな低い声で話せ
・『口2耳8』の割合で話す
・社会に貢献すれば利益はあとからついてくるというトヨタの考え方
・『なぜ』と『定義は？』を常に考える
・人間関係は『予定通り不合理』というマインドセットを維持
・毎日を精一杯生きる
・感謝の気持ちを忘れない

[詠さんの感想 · 2022年10月16日]

さすが世界のトヨタ

[sato06さんの感想 · 2022年10月10日]

正直なところはタイトル負けしてるなぁという印象です。

会議を30分終わらせる方法ではなく、著者の経験した働き方を書いている内容です。内容としてはトヨタ本社の働き方紹介本という感想。

また著者の文章力が（厳しい評価になりますが）稚拙に感じるので書籍というよりはビジネス日記だと思って読むことをおすすめします。

[カズさんの感想 · 2022年1月3日]

「会議」で検索して購入。著者の山本氏は、2004年に京大院卒→トヨタ8年→2012年から？TBS→アクセンチュア→2018年に独立。

感想。
参考になる事例が、わかりやすく記載されてました。
但し、トヨタの「会議」と題しているが、後半の内容は会議の話ではない（たしかに副題は「ビジネスコミュニケーション」ではある）。
また、「トヨタの」というタイトルがすごく印象的だがトヨタに勤めていた頃に関係のあった先輩から指導された所作が「トヨタの暗黙のルール」という表現で紹介されていた様に思います。
この本はトヨタの会議の本と言うよりも、トヨタで8年働いた人がご自身の経験談を語っている本で、カンバン方式レベルのノウハウがまとまった本なのかと思ったらそうではなかった、という個人の感想です。

備忘録
・会議や打合せでは、参加者が次に何をするか、いつまでにそれを行うかを明確にして閉める。

・会議の流れ。冒頭で前回会議後の状況変化の確認、即座に本題へ入り、次は何を話し合うかを決めて、30分で終了。会議の予定は30分以上の間隔をあける。

・毎月の営業数字の確認と、マネジメント層による精神論の訓示、雑談などがなされているだけの会議になってませんか？

・会議に、無用に上司と部下のセットで出席しない。上司は部下に任せて、部下はしっかり会議の結果を報告する。

・いちいち清書した議事録など作らない。一定の型に沿って議論を進めれば、その時のホワイトボードがそのまま議事録になる。

・トレースするときは、自分の上司と相手の上司をccに入れたメールでいれよう。→別に備忘録でもないんですが、この類のことを「トヨタの暗黙のルール」と読ませられている気がしたのは嫌でした。

[mashiyさんの感想 · 2021年8月10日]

今売れている自己啓発本シリーズ。
自分の職場の会議を出来るだけ短くしたくて
手に取ったこの本。
はじめにの部分でぐっと引き込まれたが
自分の職場に取り入れられることは少なかった。
業種が違うのも大きいのかなぁ。

強いて言えば
会議ではメモなし
というのは
自分自身、やってみようかとも思った。
そんなにたくさんメモしてるわけではないけど
なんとなくのメモはやめよう。

マインドの部分は割とよく見ることが書かれていた気がする。

きっと今は私自身が自己啓発を必要としていないんだなと実感した。

[masaさんの感想 · 2021年8月9日]

流石トヨタと！ 会議さえも効率よくやろうとするなんて。それと比べてダラダラとした会議の多い事