最少の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術

著者 : 泉正人

• ディスカヴァー・トゥエンティワン (2008年3月3日発売)

感想・レビュー・書評

[meiさんのレビュー · 2020年7月26日]

明日から使えるノウハウ
自分の仕事にこう当てはめようと考えながら読むと面白かった

[umanari145さんのレビュー · 2014年12月24日]

<概要>
筆者が考える仕組みとは「誰がいつ、何度やっても同じ成果が出せるシステム」のこと。
本書では仕事の属人性を排して、なるべく定型化することで自分の生産性を極限まであげようとしているかがかかれている。
ポイントとして仕事は主に考える系の仕事・・日常の2割に労力を使い、残りの8割は仕組み化することで頭を使わずにいい意味で楽をしておわらせようというもの。

最初のうち面倒くさくても仕組み化を取り入れることで生産性を向上させ、考える系の仕事や他のことに時間を使うことができるようになる。

またコミュニケーションにも仕組み化を取り入れることが大切であり、仕組み自体を続けるためには？といったことや仕組み化の意図についても書かれている。

<向く人・状況/向かない人・状況>
向く人 ・状況
・残業続きで疲れており、仕事の生産性を向上させ、早く帰りたい
・ルーチン業務の見直しをしたい
・部下によって仕事の差が大きく、品質をある程度統一させたい管理職
・日常業務でケアレスミスが多い人

向かない人・状況
・定型業務がほとんどない、少ない
・効率が業務において求められない人

<感想>
仕組み化を具体的に定義しているため、日常業務への応用が比較的イメージしやすい。
仕組み化→ドキュメント化、テンプレート化、チェックリスト化と言い換えてもいいだろう。
要するにいかに頭の中でやっていた作業を「形式知」にすることだと思う。
その段階で「楽をすることにこだわる」「判断を入れない」「学生アルバイトでもできるように細かい手順に落とし込む」といった視点が大切。

「考えない」というのはいかに労力をかけずに
作業者がわかるかということ。

メールの書き方などにもその点が書かれており、
箇条書きなどで要点をまとめているほうが文章
よりもわかりやすいのは確か。

ミスやトラブルがあったときにも叱責などをするのではなく、失敗の原因究明→再発防止→仕組み化
とすることで失敗を「資産化」することができる

またP86～87の体験入学のチェックリストとタイムスケジュールは圧巻。
ここまでやらないと仕組み化とは言えない。繰り返すが、学生アルバイトに任せてもばらつきが
でないことが大切である。

また仕組みを考える時点で自分の思考を整理することに繋がる。

<読後活用できそうなことは？>
言語化されていない部分でのテンプレート化、チェックリスト化を徹底的に行うこと。
自分の業務は非常にこの要素が強いので生産性向上に大いに役立つことは間違いない。
また日常業務でミスがあった部分に関しては明文化することで仕組み化し、再発防止に努める。

<詳細な採点基準>
個人的採点(５段階で)
読みやすさ・・・・5
(一般的なビジネス書らしく３時間程度で読める。)

オリジナリティ・・ 3.5
(考え方自体はベーシックだと思う。)

理論的背景・・・・ 4
(筆者の体験談と検証がメインだが多角的な視点から仕組みを見直している。)

とりくみやさ・・・4.5
(1つ1つのテンプレートやチェックリストなどから取り入れていくとイイと思う。)

[kuzubouさんのレビュー · 2013年4月14日]

読了日：2013年4月13日

■内容
・「仕組み」とは、「誰が、いつ、何度やっても、同じ成果が出せるシステム」のこと
・目の前の仕事に追われ、今ある業務をまわすだけで一杯になっていては、新しい仕事を生み出すことはできない。
・「仕組み」をつくることによって、仕事は、単調な日々の繰り返しから次のステージへ進むことが可能となる。
・「作業系」の仕事（頭を使わないで処理できる仕事）こそ「仕組み」づくりが有効です。
・優秀な人にたくさんの仕事をさせてしまうと最も大切な能力「新しいものを生み出す能力」が発揮されなくなる。優秀な人には「自由な時間」を与えるほど効率がよい。
・ビジネスの世界で上を目指しているひとは、「作業系」の仕事は「仕組み」を徹底してつくることで効率化させたり、人に任せたりしている。
・成功体験を「仕組み化」し、つどゼロから始める無駄をなくす。
・「考えなくてもいいこと」にわざわざ頭を使う必要はない。
・「労働時間＝業績」からの脱却
・「ここで仕組みをつくっておくことで、後でどれだけ楽できるか」を考える。
・「忙しい」＝「これ以上は何もできない」と自分の限界を引き下げるのは問題。
・限られた時間の中で、いかに成果を出すかを突き詰めて追求する。
・上司が部下にすべきことは、部下やチーム全体が働きやすくなるための「仕組み」づくり。
・出来る人、仕事を効率よくこないしているビジネスマンは、自分の仕事に「仕組み」を作っている人だから、その「仕組み」を真似すれば出来るようになる。
・問題が発生したら、まず「仕組み」を見直す。
・続けるだけで9割のことはうまくいく。
・特別な才能のない人でも、そのとおりにやれば、ある程度の結果が出せることが「仕組み」のポイント。
・「意志の力」ではなく「仕組みの力」で自分を動かす。
・記憶力に頼らない。
・チェックシートは「TO　DO」と「詳細」に分ける。「詳細」欄に具体的な行動内容や関連URLを示す。
・できるだけ細かい手順に落とし込む。
・その場の判断に頼るTO　DOは極力減らさないと手が止まってしまう為、減らす。
・社員のIQや労働時間を5倍に増やすのはまず不可能だが、スピードならやり方次第で5倍にできる。
・メンテナンスが簡単にできることが「仕組み」を仕事に定着させるために必要な条件。
・データは一元管理する。一箇所に集約することで、自分の頭で記憶しないですむ。検索するであろう単語をいれたファイル名をつけて保存したらファイル名もファイルをいれた場所も忘れて大丈夫。
・優先順位をつけずに楽にできそうな「作業系」タスクから順番に片付けていく。仕事の判断基準は「重要度」ではなく「処理時間」
・メールを返信する際には5秒以内に返す。未完了のまま何日もメールを放置してはいけない。
・メールは２０行以内にまとめる。
・メールは選択肢を2つ以上用意する。
・情報が向こうからやってくる「仕組み」をつくること・
・「楽すること」にこだわる。
・シンプルに考える。
・わからないことは聞く。
・自分の時間を時給で判断する。
・うまくいっている人の真似をする。
・自分を「型」にはめる。
・「仕組み化」は将来の自分の仕事や時間を買うもの。
・「仕組み」づくりの第一歩はまず書き出すこと
・自分のお金も「仕組み化」することで簡単にたまる。

[shuyaさんのレビュー · 2012年5月3日]

・目的
考える習慣がついた事で作業系の仕事も一から考えてしまっている結果、時間を非効率に使っている。これまでは自分の能力向上のために無駄な時間も使っていたが、自身の作業系の仕事を見直して仕事の生産性を上げるため本書を読む

・目的の到達度合い
作業系と考える系の仕事に分けて、作業系の仕事を仕組み化する有用性を再度認識できた。コミュニケーションも仕組みにできるという点を気づけたのは大きい。

・サマリー
仕組み仕事術とは、意思・能力・記憶に頼らない事をルールとしている。誰がやっても成果を出せるというものだ。仕事は作業系と考える系に分別でき、作業系の仕事に仕組みを設けて誰がやっても成果が出せるようにする。また、仕組みを設ける事で、考える時間を必要としないため、仕事を早く終える事ができ、その浮いた時間を考える仕事に充てる事ができる。

・ネクストアクション
自分のタスクを誰がやっても同じ成果が実現できるように準備をしておく。自身のタスクを棚卸しして、作業系のタスクについて仕組みを設ける。また、仕事もコミュニケーションも型を作成して効率化できる事がおおい。例えば、企画書の作成もフォーマットで誰がやってもある程度の質が担保できるようになる。コミュニケーションも現在の訓練中の型を覚えれば、効率もあがるなど。

[mayo0419さんのレビュー · 2011年9月10日]

レバレッジ仕事術に、似ている点も多いけど、参考になるポイントは沢山あったな！あとは、実行あるのみ(笑)

[筋トレ大好きキャリコンレオナさんのレビュー · 2021年4月3日]

If you can create added value, your value will increase.

[まるこさんのレビュー · 2020年12月6日]

目新しい情報はなかった

[missing1973さんのレビュー · 2020年10月24日]

自分の仕事を楽にする「仕組み化」のノウハウを今すぐに身につけることを目的した本

仕事の仕組み化について、きちんとその効用等を説明して、その手順が示されていて仕事にすぐ活用できる点がとてもよい
なお、 あくまで作業系ルーチンにの「仕組み化」を絞っている
そのため、例えるならばボタン一つで動くマクロを作るかのように、うまく構築出来れば「だれでもいつ何度やっても同じ成果が出る」ことを目的としている内容です。

【なるほどな点】
・仕組みとは「誰がいつ何度やっても同じ成果が出せるシステム」のこと
・何かがあった時に他の誰かが対応できる仕組みを作っておく。
・作業系の仕事を仕組み化することで捻出した時間を考える系の仕事に当てる。
・考えなくてもいいことにわざわざ頭をつかう必要はない
・他人の能力を信頼して任せられる様になることこそが、人を動かす立場にあるビジネスマンにとって必要なスキルである。
・続けるだけで９割のことはうまくいきます。
・使えるチェックシートを作る４つのコツ
　①「TODO」と「詳細」に分ける、②できるだけ細かい手順に落としこむ、③判断を入れない、④二度目からはアルバイトでもできるように
・定期的に行う仕事は最初の１回めにチェックシートを作る。
・データ管理の基本：フォルダを細かく分け過ぎない
・アイディアやメモは、自分宛にメールを送る。（メールを送れないときはまずメモ、その後手が空いた時にメール）
・タスクが抽象的あるいは複雑であるため、手がつかない、途中で止まってしまうなら、より具体的な行動に細分化する。
・決裁の方法として24時間以内に拒否や他の意見がなければ、自動的に「承認」となる。
・仕組みで考える人はこうしている「７つの習慣」
　①楽することにこだわる、②シンプルに考える、③記憶せずに記録する、④わからないことは聞く、⑤自分の時間を時給で判断する、⑥うまくいっている人の真似をする、⑦自分を型にはめる
・仕組み仕事術が目指しているのは仕事の骨組みを検討し最適の方法を組み立てること。
・仕組み化することで、うっかり忘れることがなくなる。

[じゅそー@毎日ブログ更新さんのレビュー · 2020年7月1日]

時間を有効に使うための方法を知りたいと思い購入。
「仕組み」を活用することにより、能力や意思の力を使わずに仕事を進めるノウハウが書かれている。
・作業系は全て仕組み化
・仕事ではチェックシートを活用して仕組み化する
・誰でもできるように詳細に作り込む

仕事以外でも応用が効く汎用的な「仕組み化」を学ぶことができた。
明日からのルーティーン作業は、全てチェックリストに落とし込み、判断する時間をなくしていきたい。

[ひでさんのレビュー · 2020年4月18日]

仕事を仕組み化するノウハウを記載。
チェックリストの作り方、スケジュールの組み方は参考になる。
続けるために
・小さな目標を作る
・他人のパワーを使う
は参考にしたい

著者プロフィール

ファイナンシャルアカデミーグループ代表／一般社団法人金融学習協会理事長
日本初の商標登録サイトを立ち上げた後、自らの経験から金融経済教育の必要性を感じて、２００２年にファイナンシャルアカデミーを創立し、代表に就任する。身近な生活のお金から、会計、経済、資産運用に至るまで、独自の体系的なカリキュラムを構築。東京・大阪・ニューヨークでスクール運営を行う。義務教育では教わることのなかったお金との正しい付き合い方を伝えることを通じ、より多くの人に真に豊かで、ゆとりある人生を送ってもらうための金融経済教育の定着を目指している。
『「仕組み」仕事術』（ディスカヴァー・トゥエンティワン）、『お金言論』（東洋経済新報社）、『お金の教養』（大和書房）、『５２歳からのお金のリアル』（プレジデント社）など、これまでに上梓した著書は約３０冊、累計１５０万部を超える。著書は、韓国、台湾、中国でも翻訳され、発売されている。

「2019年 『最強の定年前マネジメント』 で使われていた紹介文から引用しています。」