世界で一番やさしい 資料作りの教科書

著者 : 榊巻亮

• 日経BP (2019年12月5日発売)

作品紹介・あらすじ

鈴川葵の成長の軌跡、第2弾
グダグダな資料が劇的に変わる！

物語の主人公は、プレゼンがうまくいかずに悩む入社4年目女子の鈴川葵。

社内のグダグダ会議を改革した葵は、あるプロジェクトチームのメンバーに大抜てき。そこで今度は「資料作り」を学び、社内のコミュニケーションを変えていくことになります。

先輩、恋人からアドバイスや、コンサルタントの父が授けた「資料作りの7つのStep」「コミュニケーションの3つの作法」などを実践し、相手に自分の主張を伝える極意を身に付けていく葵。最後には大きなプレゼンテーションの舞台に立つことに－－。
本書では、「無駄のない行動を起こさせる意思疎通」や「自分の思いをストレートに伝えるプレゼンテーション」を実現するための上手なコミュニケーションを、資料作りの実践手法を中心にして解説していきます。
主人公の成長をみながら、自然にコミュニケーションの原理・原則を掴んでいただけることと思います。

感想・レビュー・書評

[nyabiiさんの感想 · 2024年3月31日]

あとがきにもある通り、資料作りだけでなく伝え方の教科書だなと感じた。共感できる内容が多く、発言に見出しをつけるは意識して取り入れたい。また、伝えた結果、相手にどうなってほしいのかという視点は持つようにしたい。

[きゅうさんの感想 · 2024年3月21日]

社会人としての基礎的なコミュニケーション方法がしっかりと記載されていますので、上司とのやりとりでうまくいかないと感じている人は是非読んでみて欲しい。

資料作成についても簡潔にわかりやすく説明されているので、とてもタメになりました。

[えいたろうさんの感想 · 2022年9月26日]

資料作成というタイトルだけど、そこからコミュニケーションや、プレゼンについても説明してくれていて、社会人一年目の教科書って感じ

ポイントを箇条書きで体系化・マニュアル化してくれているので、わかりやすいし、実践しやすい

[yumarinさんの感想 · 2021年11月28日]

『感想』
〇言語化されていてすごい。普段からやっていることもあるが、自分のやり方の整理と不足しているところを実感した。そしてこれそのまま人に伝えられるね。

〇プレゼン資料を作るのは楽しいところがあって、いいモノを作っているという感覚とは別に、他の嫌なことを忘れる現実逃避にもなっている。

〇社内で使うもので、みんながそれなりに必要だと思ってもらえる情報は手をかけなくてもよい。自主的に補正してくれるから。しかし本当はやりたくないことを伝える時や、外部の気を引かなくてはならない時は、アニメーションの動きとか、話の中で息を抜ける瞬間をつくり出すこととか考えながら作成しなければならない。こっちの方が楽しいのは向こう見ずなだけか。

〇仕事は自己満足するためにあるのではなく、誰かを納得させるため、幸せにするためにある。だから相手の変化（特に感情面）を誘導する資料作成や話し方が必要になってくる。この部分は大事なところだが、人からわかるまで教えてもらいずらいところ。ここを教えられる人になったら格好いいな。

『フレーズ』
・資料は何かを伝えるためにある。だからキーメッセージが主役で、図表はおまけなんだ。(p.37)

・資料に関する指摘(p.72)
　１　MUSTの指摘・・・これでは伝わらないから、こう書き直さないとマズイ。
　２　WANTの指摘・・・伝えるうえで致命傷ではないが、こう直した方がより伝わりやすくなる。
　３　趣味の指摘・・・伝えることにはほぼ影響がないが、こう直した方がセンスがいい。つまり自分好み。

・良い依頼の3つの条件(p.97)
　１　動作が明確・・・動作をイメージできるかどうか
　２　期限が明確・・・いつまでに、どのくらい工数で
　３　目的と背景が明確・・・主体的に動くため（自然に足りない部分を補おうとしてくれる）、相手のやる気を引き出させるため

・現状に疑問を持たないとダメなんだ。もっと良い方法はないか、もっと気持ちよく仕事をする方法はないかを考えないと、成長できないんだな。(p.126)

・コミュニケーションの心得(p.165)
　１　発言に見出しをつける
　２　語尾をハッキリさせる
　３　質問にストレートに答える

・コミュニケーションをファシリテートする2つの振る舞い(p.173)
　１　質問したら八秒黙る
　２　質問の意図を拾う

・伝わる資料を組み立てる７つのStep(p.211)
　１　発散・・・自分が話したいことを思いつくまま書き出す
　２　主張と要望・・・一言で表現する
　　　　　　　　　　　相手に期待する変化は行動・状態・感情。どの変化を狙うのかを意識する。
　３　相手の状態・・・相手とその人の状態・状況を明確にする
　４　シナリオ・・・１の情報を分割し、構成を決める
　５　ラフスケッチ・・・紙に書く
　６　電子化・・・ここからパソコンで作る
　７　レビュー・・・一晩寝かせ、聞き手の気持ちで読み返して修正する

・ストーリー作成王道のセオリー(p.251)
　１　報告などで有効なPREP法
　　　Point（結論）　最初にポイントや結論を述べる
　　　Reason（理由）　その理由を話す
　　　Example（具体例）　例を挙げて、納得を促す
　　　Point（結論）　最後にもう一度、結論を述べる
　２　プレゼンイベントでよく使われるSDS法
　　　Summary（概要）　今日話したいことは３つ
　　　Detail（詳細）　一つ目は～、二つ目は～
　　　Summary（まとめ）　３つの話を通して一番伝えたかったこと
　３　営業などの売り込みで使われるABE法
　　　Feature（特徴）　他との違いは何か
　　　Advantage（利点）　どんな効果があるか
　　　Benefit（利益）　聞き手は何がうれしいか
　　　Evidence（証拠）　それって本当か？
　４　提案営業などで使われるドラえもん法
　　　困っているのび太（問題）　困りごとは何か
　　　はい、タケコプター（解決策）　解決策は何か
　　　ひみつ道具の説明（利用方法や利点）　具体的に何ができるのか、メリットは何か

・プレゼンターのべからず7カ条(p.261)
　１　朗読するな
　２　丁寧すぎるな
　３　相手を置き去りにするな
　４　自信なさそうに話すな
　５　小さな声で話すな
　６　座ったまま話すな
　７　ぶっつけ本番はやめろ

・プレゼンを始める前に、今から何の話をするのか、何のために話すのか、その結果、聞き手にどうなってほしいのかを念入りに伝えるといい(p.266)

・リハーサルは話す練習をするというよりは、全体の流れとキーメッセージを自分の腹に落とし込むための作業なんだ。(p.272)

・習慣を変えるには、価値観の変化が必要である。そして価値観は、本人の感情が動かないと変わらない。単にノウハウや方法論を聞かされても、そこに感情の変化は生まれないのだ。(p.301)

[さまんだなさんの感想 · 2021年7月3日]

良書と感じた。

巷にある見栄え重視の資料ではなく、「伝えたいことがなにか」にフォーカスしており、内容がストンと入ってきた。
ストーリー形式ということもあり、その場でプレゼンを聞いてるような感覚に陥った。
現実はここまで完璧には進まないだろうが、資料を作成する上での肝が理解できたと思う。

[show5さんの感想 · 2024年3月2日]

筆者の言うようにこれは資料作りの教科書ではない。ビジネスコミュニケーションの教科書である。その水準は高く，新人社員にはうってつけではないだろうか。
内容についてまとめる暇がないが，いずれ研修等の材料として読み返して整理することになるだろう。
ハラスメントの問題は一面コミュニケーションの問題であり，ハラスメント研修としてコミュニケーションの教科書を下敷きにすることは十分に考えられる。

[ゆきんこさんの感想 · 2021年5月2日]

前作「世界で一番やさしい会議の教科書」があまりにも良かったので、「資料作りの教科書」も読んでみた。こちらも相当な良書。

「誰でもうまくいかなかったり、ストレスを感じることがある。一瞬立ち止まって、うまくいく時とそうでない時との差を見つめて、違いをはっきりさせれば良い。まずは違いが生まれる源泉を抑えるべき。」と言うお父さんの言葉にはっとした。良い例と悪い例をいくつかピックアップして、なぜ良いと感じるのか、悪いと感じるのかを言葉にしてみる。そうやって本質的な違いはどこにあるのかを考えていけば良い。
考えながら経験し、経験から新たな考えを引き出す。新たな考えをもとに、また経験する。この経験サイクルが必須。本を読んで勉強するだけでは、頭でっかちな人間にしかなれない。反省…。知っていることとできることの間には、ものすごく大きな溝がある。

私は幼少期から本が大好きで、よく読書をしている方だった。しかし、読書傾向に偏りがあり、二年前まで小説ばかりを読んでいた。こうやって実生活に役立つ本を読むようになって、視界がぐんと開けた気がする。本ってこんなに自分の生活を変えてくれるんだ。でも気をつけなくちゃならない。本を読んだだけで知った気になっていては、何にもならない。自分の生活に落とし込んで考え、行動し、振り返り、より良くしていく。そしてそれを何度も何度も繰り返すことによって、やっとこの知識が生かされる。行動あるのみ。

[たさんの感想 · 2020年3月31日]

【過去一オススメ！】
仕事あるある
「仕事頼まれたけど結局何が正解なのかわからない」
「伝えたいことが伝わらない」
を解決する必殺技が、小説仕立てでわかりやすく載っている。

【内容まとめ】
学ぶことが多くて量多くなっているけど、全部を意識することはどうせできないので、
☆をつけたことは今後常に必ず意識する。

①資料を作るとき、「誰に」「何を」伝えて、「○○」って言ってもらえたらOKなのか？を明確にする
②物事の根本を見抜く→良い例と悪い例をいくつか考えて、その違いを比べる
③部下の資料の直しをするとき、「マスト直し」と「趣味直し」を分ける
☆④良い依頼の3ヶ条
・動作が明確(言われた方が、こうやってこうやるっていう体の動きがイメージできる)
・期限と所要時間が明確
・目的と背景を伝える(なぜやるのかがわかれば、勘違いもなくなるし、やりがいも出て、自分なりのプラスαもしてくれるかも)
⑤コミュニケーションの3つのお作法
☆・発言に見出しをつける→「質問です」「確認です」「相談です」「ただ聞いてほしいだけです」など
・質問にはストレートに答える
・語尾はハッキリと
⑥プレゼン作りの7つのステップ
1.発散→話したいことを、思いつくままに書き出す
2.主張と要望→言いたいこと＆相手にしてほしいことを明らかに
3.相手の状態→聞く相手は誰？こちらに何を期待してる？
4.シナリオ→①の内容を整理し、接続詞でつないでシナリオ作る
5.ラフスケッチ
6.電子化→ここではじめてパソコンを開く
7.ひと晩寝かせる
☆⑦プレゼンのコツ→最初に聞き手の姿勢を作る
・今から何の話をするか？
・何のために話すか？
・その結果聞き手にどうなってほしいか？

[かずさんの感想 · 2020年1月17日]

コミュニケーション手段の１つとして資料があり、
その資料を作るためにはどういった段取りを踏むのが
適切かといった話を中心に書いてくれている本。

コミュニケーションが主なので、
そもそも伝わるなら資料なんて不要といった主張が
自分ともマッチしていて良いと思った。

また、資料だけでなく、
指示・依頼だったりプレゼンだったりと
コミュニケーションにまつわる取り組み方を
分かりやすくまとめてくれてるので、
確かにタイトルとはアンマッチなところもあるが、
他の人にも進めたい良書だと思った。

【勉強になったこと】
・1枚ものの資料作りの3STEP
　STEP1：キーメッセージを資料の一番上に書く
　　コツ：キーメッセージは3つの質問で明らかにする
　　　Q1.これは誰に見せる資料か？
　　　Q2.結局、この資料で何を伝えたいか？
　　　Q3.この資料で、相手にどうなってもらいたいか？
　STEP2：ボディーを考える
　　コツ：図表はあくまで補足や脇役と考える
　　　　　2つの質問で自問自答する
　　　Q1.キーメッセージに加えて何があると伝わるか？
　　　Q2.キーメッセージだけだとどんな疑問が出そう？
　STEP3：電子化する
　　コツ：ボディーの構成が決まるまで、PC使用禁止
　　　　　考えは紙でまとめて、仕上げでPC

・上手くいかないときは、闇雲に取り組むのではなく、
　うまくいったときとの違いを考えることが大事。
　その違いを解消することで上手くいかない状況を
　解消することが出来るかもしれない。

・良い依頼の3つの条件
　①動作が明確
　　身体の動かし方がイメージできること。
　②期限が明確
　　いつまでにどれくらいの工数をかけるかが明確。
　③目的と背景が明確
　　何のために、何に使うのかが分かること。
　　これによって追加提案が出来ることもある。

・お仕事引き受けスクリプト
　①目的と背景
　　オープン：なぜ必要？何に使うの？
　　仮説有り：〇〇に使うと思ってるが合ってる？
　②動作
　　オープン：具体的に何をすればよい？
　　仮説有り：〇〇をして～〇〇すればよい？
　③期限
　　オープン：いつまでにどれくらいかければよい？
　　仮説有り：〇〇までにこれくらいかければよい？

・コミュニケーション3つのお作法
　①話し手側の心得
　　・発言に見出しをつける
　　　何の話をするのかを明確にしてから話す。
　　・語尾をはっきりさせる
　　・質問にストレートに答える
　②受け手側の心得
　　・発言に見出しをつける
　　　だらだら話してたら何の話か確認する
　　・語尾をはっきりさせる
　　　続きは？と聞いてはっきりさせる。
　　・質問にストレートに答える
　　　回答が得られなかったときは催促する。

・伝わる資料を作る7STEP
　STEP1：発散
　STEP2：主張と要望の特定
　　　　　〇〇だから、〇〇してほしい
　STEP3：相手の状態確認
　　　　　相手の認識状況等を確認もしくは想像する
　STEP4：シナリオ作成
　STEP5：ラフスケッチ
　STEP6：電子化
　STEP7：レビュー

・期待する変化は三種類
　状態、行動、感情

[かたやま渚@SaaS新規事業さんの感想 · 2024年4月29日]

・ビジネスコミュニケーション、資料作成7ステップ
・全ビジネスパーソンの教科書にすべきレベル

著者プロフィール

ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ(株)
1980年生まれ。ダイワハウスに入社。08年ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズに転職。以来、計画策定を行うプラニングフェーズを中心に、建築、金融、通信、運送など幅広い業種でプロジェクトに参画。

「2020年 『ファシリテーション型業務改革』 で使われていた紹介文から引用しています。」