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■会議の目的
・特性は、参加者が同じ時間と空間を共有すること。電子メールや文書でこと足りるなら会議を開催する必要はない。
・会議は最もコストのかかるコミュニケーション方法である。
・事前に準備した「計画案を議論する」ことが目的である。
■会議の環境
・知的生産性の高い時間帯（火曜〜金曜の10:00〜12:00、月曜〜木曜の14:00〜16:00）
・議題は３つに絞り込もう。
■ファシリテーターの役割
・会議で創造的な結論を導くために中立的立場で参加者を”支援”する人。
・参加者に刺激を与え問題について考えさせ、参加者の能力を引き出しながら、解決策を導き出させる。
・議題に関連した話題を提供する。
・毅然とした態度で臨む。
・意見が出ない場合は、参加者の得意分野を知り、意見を引き出す。
・感情的に対立したら、それぞれの立場を認識させる。
・議論の全体像を示す。
・効率性／効果性を重視／経済性等の基準に基づき決定を導く。
■ファシリテーションプロセスとは
・テーマを示す
・情報をインプットする
・議論の範囲と観点を示す
・意見を求める
・反論を求める
・結論を提案する
・少数意見に機会を与える
・採決する
■参加者を説得する
・注意を喚起する
・興味をもたせる
・理解させる
・賛同させる
・行動させる
■会議のタイム・マネジメント
・議題を絞り込む
・各議題の所要時間を決める
・タイムキーパーを活用する
・長い発言を制御する
・終了時刻に終える
■目的別会議とその目的
・報告会議…問題提起、課題抽出、解決策
・進捗会議…全体の再確認、ギャップ抽出、ギャップの解消
・問題解決会議…問題の定義づけ、原因探索、解決策の抽出
・戦略立案会議…事前の調査分析、戦略目標の設定、戦略の立案・具体化、アクションプラン化
・意志決定会議…選択肢の抽出、選択肢の評価基準の設定、基準に基づく決定
・定例会議…そのときどきで決定
・緊急会議…趣旨をコンパクトに組みたて、簡潔に実施する
・利害関係者調整会議…相互の要求の表明、対立点の分析、代案の検討、決定
・情報収集会議…ギブ＆テイクによる相互の情報習得
・インタビュー会議…使途の明示
・提案会議…双方向のプレゼンテーション、議論、その場での結論
・
■書記の役割
・議事の進行に沿って、論議の全体像を”構造化”する人。
■会議のアジェンダ
・目的、目標、議題、参加者の準備事項を明記する。
■会議の評価
・会議の終了後は、実施した会議を評価する。
・事前準備の視点…アジェンダの内容は配信時期、事前の情報共有等。
・会議内容の視点…目的と目標の達成度、議題の適切性、参加者の参加度、決定事項の有無等
・事後処理の視点…議事録の内容や配信の時期、決定事項の実行等。
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- 感想投稿日 : 2009年9月29日
- 本棚登録日 : 2009年9月29日
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