PDCA本は世の中で沢山ある。ホント、沢山ある。その中の一冊をたまには読んで見た。この手の本に全て納得できることはないし、それを求めてはいけない。ただ、自分にとってのヒントがあるかどうかが大事だと思っています。そういう意味で、ヒントはありました。なので、読んでよかったと思います。
「結局、PDCAを回したつもりになっている」、「実際はPDDDだ」、「PDCAを回したことがない」これだけでまさにそれだと思うひとは私だけじゃないと思う。
2つのことが大切だと言っています。
・きちんと見える化をして、Cをしっかりすることが大切
・PDCAを回す習慣をつけることが大切
「PDDDD」というのは必ずしも完全納得ではない。「PDPDPD」というパターンも多いと思っている。Cの部分が感覚で評価していて、感覚でよくなったと感じたので次のPに進んでしまうパターンだ。そういう意味では「PDCPDC」かもしれない。ただ、そのCは正しくない。しっかりとどれくらの改善目標があって、それに到達したかを見ないといけない。それがCで、それには見える化が大切だと言っています。
Before/Afterを考える上で、Beforeの数値がないので計測できないケースが現実では多くあると思う。ただ、できるだけ計測できるようにしていこうと考えを改められました。
ただ、回す習慣の話は私は完全否定に近いです。毎日、小さなPDCAを回すために、PDCAノートを作り、決められたルールでそれを遂行していくとあるが、それはなかなか時間がかかりすぎる。少なくとも私には合わない。
この人が伝えたいのはタイトルからもわかる通りでPDCAノートを作って、それを習慣化し、正しくPDCAを回せるようになろうです。ただ、そのノートは同意しない。しかし、それ以外は結構、いいことも書いてあるので、評価としては高めに設定します。
以下、備忘メモ
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PDCAノート
岡村拓朗 著
1PDCAを回すだけで人生が変わる
PDCAサイクルがうまく回らない理由
PDCAの回し方を教えてもらったことがないからです。いざPDCAを回そうとするとどうしていいかわからない。
実際、PDCAを回したつもりになっていても、PDDDとなっている。チェックCも改善Aもされず、やっぱなし。
PDCAが回っていないのは回す仕組みを作ってないからです。
PDCAを回しながら成長する
最初は仮説Pを立てることから始める。仮説、検証のサイクルでよい。失敗してもいい、できない言い訳ではなく、どうやったらできるかを考えよう。その取り組みから学んだ気付きCという知恵は水平展開して活かすことが可能です。水平展開には見える化の力が必要です。
PDCAをうまく回すための3つのルール
見える化
仕組み化
習慣化
見える化
多くの人が回せていないのはまずそもそも見えていない。
頭の中で俯瞰した全体像を見る能力。バラバラの情報を一つの絵として見える。頭の中に視覚化できていることが重要。
数値化すること
書くこと。
PDCAを回すポイントは数値であれ、文字であれ記録して、一枚の絵として全体像を視覚化することで回っていることをわかりやすくする
仕組み化
PDCAは放っておいてもまわらない。仕組み化とは努力や意志の力に関係なくその仕組みを作ったら半自動的に動くシステムのことです。
ポイントは再現性があること。いつどこで誰がやっても同じ成果が得られるシステム。
習慣化
ポイントは3つ
時間や行為とセットにする
すぐに簡単にできること
やることが決まっていること
ノートを書く時間を決める
ある行為をしたら必ずノートに書く
ノートは開いて置いておく
PDCAはノートですべてが解決する
ノートを書くことでPDCAが回せる
2ノートを書く前に覚えておくべきPDCA思考
フレームがあなたを動かす
覚えておくべき概念はフレームです。
物事を整理するときに使われる思考の型
日常の行動はフレームで動いているので考えていなくても無意識にできてしまう。
フレームを一度作ってしまえばそれは作業に変わる。
例えば、大前研一のピラミッドストラクチャー
トヨタの4つのM
PDCAノートはPDCAを回すフレームそのもの。
PDCAとは試行錯誤のフレームワーク
何事も最初からうまくいくことはない。試行錯誤を繰り返さなければ望むものは手に入らない。
行動することで計画とのギャップが見える。行動しながら考えて、改善していけばいいのです。計画の前にあるのは、仮説でいい。
PDCAの前にG
PDCAを回すためにはゴールが明確になっていることが大前提。ゴールのG
ゴールのないPDCAは方向性を見失います。PDCAを回すことは方法論であって、目的ではありません。
3PDCAノートの作り方
上部数行のところに横線。その横線を三等分して縦に下に線を引く。
上に日付、今日をどんな日にしたいか、どんな目標を達成したいかを書く。下に左からPDCAと書く。これがデイリーPDCAノート。
目標達成PDCAノート
プロジェクトPDCAノート
いろいろ作れるが基本はデイリーPDCAノート。
P計画フレーム
左に時間軸を記入
今日の予定を書く
思いついた行動も書く
基本の時間単位は1時間でも、90分でも、2時間でもいい。
予定は自分のやりたいことから書く。
D実行、実績フレーム
計画に対して実行したことや起こったことを書く。現状がどうなっているかを知ることが大切になります。事実なくして、気付きも改善策も立てられません。
計画と実行をギャップを知るために書く。事実はC気付き、評価を得るために重要なことです。この記録が、改善策がうまくいかなかった時の別の改善策を練るためにも必要になる。
正しくDを書くためには、その都度書く。あとで書こうとする絶対忘れる。計画していなかった突発事項があれば、それも書いておく。
C評価、気付きフレーム
事実を踏まえて、自分視点での気付きを書く。なんでもない事実でも感情がピクリと動いたのであればそこに何があったのかの気付きを書き留めておく。大きなお宝が埋まっている可能性がある。
A改善策、次の行動フレーム
気付きから、次に計画するためのよりよくする行動を書き出す。
目標達成PDCAノートの書き方
デイリーPDCAノートと同じフレーム
PとDを縦に分割する
左に成果につながる予定と行動
右にそれ以外の予定と行動
プロジェクトのPDCAノート
上にタイトル、ゴール、ポイント3つ
Pはタスクごとに分割
PDCAは毎日回せ
高速で回して試行錯誤を繰り返す。サイクルを回す回数が多いほど目標に近づくための軌道修正の労力が少なくて済む。
雑談
エビングハウスの忘却曲線
人は1日で74%を忘れる
PDCAノートを高速で確実に回す方法
具体的でかつ目標を達成したことがわかる目標にする。突発の仕事が予定を狂わせるので、計画には必ずバッファを持たせる。
本質的なこと以外に時間を割く必要はない。仕事においては本質的なことを押さえていれば、7,80点で進めた方がいい。
記憶に頼らず、記録に残す。そこで大事なのがDでどんな事実を書き残すか。
PDCAノートを続ける技術
ノートが書けなくなる人は計画通りに進まなかったことを失敗と捉えている。PDCAを回している限り、本来的な意味の失敗はなく、すべて成長のためのチャンスです。成長したなと思えるかどうか。成長前後のギャップを認識できるか。日々、ノートにできたという事実、気付き、学んだことを書き残すことで成長したと認識できる。
A改善策の作り方
その行動をしている自分が見えるかどうか。
言葉を分解する
意識する→具体的に
徹底する→具体的に
いくら気付きや改善策を書いたとしても具体的な改善行動につながらなければ意味がありません。
やることを増やしすぎない
高速で回す上で重要なのはやることを増やしすぎない。なんでもこんでもやるのではなく、選択してやる。行動を一つ増やしたら、一つ減らす。
ドラッガー
成果を出すために行った努力が小さければ小さいほどよい仕事をしたことになる
ビジネスで言われる選択と集中はPDCAでも重要。改善点が多すぎておしつぶされそうになったら、次の三つの質問を自問する
そもそも本当に改善すべきことは何?
そもそも選択と集中すべき改善点はなに?
そもそも私のゴールは何?
5PDCAをしゅうかんかする方法
ノートを書く習慣をつける
人はフレームがなければ、何もしないというフレームに縛られる
仕組み化とは自動化ではない。一回きりで終わらせず、再現性を持たせることで仕事を効率よく行うことができる仕組み作りという意味です。PDCAのゴールは仕事の型を作ること。
PDCAをさらに高速化するGTDメソッド
PDCAで大切な仕事の進め方は仕事は入り口で制御すること。
GTDメソッドとはget things done
入ってきた仕事にどう行動するかが明確になること
そもそもやるべきことか?
やるべきか?
複雑な内容か?
2分で終わるか?
自分でやるか?
やめられないをタスクのやめ方3ステップ
試しにやめてみる
問題が起こらなかったという実績をつくる
やめる
人に任せる技術
自分がいなくても会社はまわるし、社会もまわる。次のステージにいくためには、強制的に今の仕事を手放す必要がある。
ロンドンのビジネススクール調べ
知的労働者の平均労働時間の41%を他人に任せられる仕事に費やしている。
生産性を高める質問フレーム
シンプルにしよう
情報量を増やしすぎると何も伝わらない
問題を指摘して、行動を提案する
ビジョンなきハードワークはもうやめよう!