仕事が速い人はどんなメールを書いているのか [Kindle]

平野友朗

• 文響社 (2017年3月15日発売)

感想・レビュー・書評

[ゆさんの感想 · 2023年5月17日]

どうやってメールの時間を減らすか
方法を丁寧に教えてくれる本

例題的に営業の人が1番イメージしやすそう
読みやすいメールを書ける人になれます

[nobu2kunさんの感想 · 2019年12月30日]

「#仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」文響社、平野友朗著
Day16
常々、自分が考え、（若手営業さん達に）アドバイスしていることと99%一致。
自信を持てたと同時に、ぜひ多くの人に読んで欲しい。
いつもの「自分メモ」は、ほんとにポイントだけ。役に立つ（そのまま使える）例文多数、オススメ！

（以下、ネタバレ）
仕事が速い人の4つの発想
発想－１：「主導権」を握る
（コールドコールで）反応がなかった相手に対しては「興味を持ってもらえなかったんだ 」と落胆、それ以上追いかけなかった。
反応がなかったのは「興味がなかったから 」ではなく、たまたま「タイミングが悪かった」というケースも多いことに、後になって気づいた。相手から反応がなくても、あきらめずに働きかけていれば、違う展開があったかも。
主導権を握るとは、相手を支配することではなく、自分から積極的にコミュニケーションをとり、仕事が先に進むように先手を打っていくこと。
発想－２：ムダなことを排除する
少なくとも誤解なく伝えようと意識するだけで、ムダなメールは確実に減らせる。
発想－３：優先順位をつけない
（逆説的だが）優先順位をつけている間に目の前の仕事にとりかかるほうが、速く仕事を片付けることができる。その典型例がメール対応。受信トレイに届いたメールを、届いた順に淡々と返していき、関連する作業にもすぐに着手する。
発送－４：相手の思考を先まわりして考える
相手が知りたいこと・興味があることは何か？ 先まわりして考える。
仕事が速い人が気をつけている５つのポイント
ポイント－１：目的
ビジネスメールには、「なぜ送るのか？」という明確な「目的」が存在する。そのポイントを見失わない、そこから外れないこと。
ポイント－２：ビジュアル
相手が読む・読まないを決めるのは、一瞬。自分のメールの優先度を高めてもらうために、ビジュアルにこだわる。
ポイント－３：返信しやすさ
相手から回答を受け取らなければ仕事が進まない。スピーディーなレスポンスを受け取るためには「返信しやすさ」が不可欠。
ポイント－４：言葉
件名や本文に「相手の心に刺さる言葉」「相手の心を動かす言葉」を使うこと。
ポイント－５：処理時間の削減
簡単な報告や相談への返事や、打ち合わせのスケジュール調整といったものであれば、１～２分程度を目安に。
「目的」を伝えるために必要な６Ｗ＋３Ｈ
Who ... 誰が
What ... 何を
Why ... なぜ
When ... いつ
Where ... どこで
Whom ... 誰に
How to ... どうやって
How Many ... いくつ
How Much ... 幾らで
メールを送る前にシナリオをつくる： Plan-Bも想定しつつ、期待する効果から逆算して。
先まわり力を駆使してメールを書く： 受信者がどんな気持ちで読むか？ どんな疑問を持つか？
一番効果的なタイミングでメールを送る： 相手の余裕のある日や時間帯を狙う。わざと遅らせることも（クレーム対応等）。
選ばれるのは読みたいメール： 読みづらいと思われて、相手の中で優先順位が下がっては意味がない。
ブロック化・１行空きで本文を美しく整える： キーフレーズがぱっと目に飛び込むよう。箇条書きも。
「なぜ、このメールを送ったのか」を先に書く、取って欲しいアクションを具体的に。
面識がない人へは：自分が何者か「名乗り」重要。まずは自分から相手のファンになる。相手の興味を知り、件名に開封したくなるキーワードを入れる。
「逃げ道」を用意して催促メールを送る、期限を１秒でも遅れたら問い合わせる、選択肢を示して返信を誘導する。
相手の感情を大切に受け止める。
使えるフレーズはストックしておく（上手いメールのパクリで良い）。
ネガティブフレーズをポジティブフレーズに変換する。ムダな前置きはカットする。
「お手すきのときに」「思います」はNG。
「させていただきます」は「いたします」で十分。
聞きづらいこともメールなら聞ける。
即レスできないメールはいったん受領の連絡をする
部分引用を使って素早く返信する
あえてメール以外の連絡手段を使う
単語登録でスピーディーに入力する
テンプレートを１２０％活用する。でも、テンプレート感、丸出しは絶対NG。

[raimuuさんの感想 · 2023年7月17日]

自身が実施しているものも含め、
学べたものがあった。
■原則・前提
・タイミング大事
・内容によってはあえて遅らせる場合もある

■他人向け
・先回りの回答
・間違いを恐れない（件名とか、細かい体裁を気にしない）
・目的、なぜ送ったかの意図

■返信を受け取る
・件名に開封したくなるキーワードを入れる
・「逃げ道」を用意してあげる
　・「分かりづらい文章かともいましたので～」
　・「先日送ったのですが届いておりますか～、心配になりましたので～」
　・「最近メールがうまくおくれないときがあるので
　　再送いたします～」
・「ご心配をおかけしました」の件名

■効率化・効果UP
・メールをテンプレ化
・他の人の良い表現をストックしておく
・単語の辞書登録

[arataさんの感想 · 2022年6月6日]

再読。

仕事が早い、というかデキる人がどんなメール処理をしているのか書かれています。

日々のメール処理業務であるていど実践できていると思っていましたが、久しぶりに読むと改めて学びがありました。

まず外部のメール対応を意識して読んでいましたが、社内回覧版などにも有効であると思いました。
なにせ現場のスタッフは忙しいこともありますが、「文章を読まない（読めない）」傾向があるとうすうす感じていました。そういった人たちに対して、読むことにストレスを感じさせる文章を送っていないか、明日から意識していこうと思いました。

★メールはビジュアルが大事。


また、「期限を1秒でも遅れたら問い合わせる」これもちゃんと実践しようと思いました。

・期限厳守という原則に価値をおく
・遅れには断固とした態度で対応する
・ただし相手を責めるような文面にしない


あとは
「相手の感情を受け止める」
「メールにおいても感情面をおざなりにしてはいけない」

これもぐさっときました。事務的なメールになってしまっていることを感じながらもサッサとメールを返信することを優先していました。
「私もそう思います」といった思いやりの一言を入れたメールを心がけるようにしていきます。

テキストでのコミュニケーションがうまくいくコツを教えてもらいました。

[公方丸梅牛さんの感想 · 2020年1月4日]

[Prime Reading]

ビジネスノウハウ。
基本的な内容で目新しさはないがないので新人ビジネスパーソン向き。

・金曜夕方にはメールするな。なぜなら月曜朝は忙しくて粗略に処理される可能性があるから。
・休日にメール返信するな。土日も対応してくれる便利屋思われる。

[akkosuさんの感想 · 2019年9月27日]

職場でのメールをまだ書き慣れてない人にいい。

ハイライトから
仕事の早い人のメールは表現がゆたか
お手すきのときに、の配慮は不要
です、ます、下さい、いたします、の語尾で伝える
喧嘩腰の相手をいなす方法、返信のタイトルを変える
など


はじめてKindleのハイライトをフラッシュカードに落とし込んでみた。なかなか便利だった。なぜいままで使わなかったのか。（シェアされるからだったかな？）
他の本でもつかってみよう。

[dekiさんの感想 · 2019年4月21日]

「仕事が早い人=メールが早い人」
メールの扱いにはビジネスのエッセンスが詰まっていると書かれています。
僕は近くに座ってる人にもメールします。
これが評判悪いと先日聞かされましたが(苦笑)
ただメールには何を指示したかお互い後で確認できる機能があります。
またリマインド機能もあります。
デメリットはコミュニケーションが減ることでしょうかσ^_^;
その辺は別でカバーできるのでこのスタイルは貫こうと思います。

「主導権を握る」
自分から積極的にコミュニケーションをとり、仕事が先に進むように先手を打っていく。
仕事ができる人は受け身になりません。
これは局に来るまでは意識してました。
ただこの職場で先手を取るのは思いの外難しい…

「仕事が早い人」
どうすれば一番効率的かを考え、そのための段取りを整えた上で、自分から仕事を牽引していく姿勢が重視されます。
効率性の検討より深い中身が理解できてないところを改善しないといけないと思います。

「仕事が早い人が気をつけているポイント」
①メールを送る目的は何か
②相手が読みやすいビジュアルか
③返信してもらえる内容か
④相手の心に刺さる言葉を使っているか
⑤処理時間の削減を心がけているか
メールを送る上で5ポイント気をつけるよう本書に書かれています。
テクニカルな部分は押さえてたつもりですがまた明日から仕事に活かしていこうと思います。

[ゆきまるさんの感想 · 2019年3月5日]

この本を読むまで仕事の主導権を握る、という発想は無かった。相手の思いを先読みし攻めのメールを送ることで、無駄なメールのやりとりが減らせると理解できた。
また、【させていただきます 】という敬語は紛らわしいので【致します】 に変更していく。時短勤務復帰予定のため参考になった。

[バカさんの感想 · 2024年10月22日]

社会人になる上で必要なスキル、メール力。
仕事を円滑に進めるため、目的を達成するためにどのような点に気をつけてメールと向き合うべきかが書かれている。
無駄を省き、アサーティブな関係を築いていくためにも社会人全員読むべき教科書のような本だと感じた。

[yakiudonsobaさんの感想 · 2024年1月10日]

メールが多すぎるので、削減したいと思い読んでみた。
処理を早くすることも大切だが、相手にとって処理しやすいメールを心がけることも大切。
すぐ返信することも実践する。

[ミルコさんの感想 · 2023年12月17日]

いわゆる一般に言われるテクニック記載が中心。
網羅的では無くとも、例えば「取引先からの会食打診を受けるか否かを上司に相談する」といったような具体的な内容があるとより実践的に映ったはず。

[朋華さんの感想 · 2023年12月3日]

インターンをしていて、対社会人に対してメールを送る機会があり、いつもメールを送る時、悩み、時間がかかっていた。メールを送る前に文面確認をしてくれる社員さんが、分かりやすく直してくれて、自分もそんなメールを送りたいと思ってこの本を手に取った。
使えそうなテクが多くて実践していこうと思う。

[monokuropieroさんの感想 · 2022年4月22日]

【目的】
メールの時間を短縮し、生産性向上
【まとめ(1P)】
メール返信はスピードが大事
【ポイント(What)】
・相手が理解できるようにうまく誘導⇔メールは一方的になりがち
・完璧さよりスピード
・相手の感情を受け止め、感情を軽視しない→結果的にスピードUP
【アウトプット(How)】
・名乗りの後に「要旨（目的）」
・「あなたに同意する」という言葉を添える
・×「させていただきます」→「いたします」

【その他】
・金曜の夜に重要なメールを送らない（見落とし回避）
・デスクトップのメール通知は切る

[ipdさんの感想 · 2021年10月7日]

メールの扱いにはビジネスのエッセンスが詰まっている
メール、報連相、口頭説明、プレゼンテーション、資料作成、段取りなど、どんな場面でも適用できる。

スキルとセンスの二つに分類するとしたら、
センス系の内容が多い。意味を取る、感じるなど。

「仕事が速い」とは、スキルとセンスの両方が必要なのに、
センスがなく仕事が遅い人が、本書のようなセンス系内容をスキルとして読んでしまい、増々作業量や考えこむ量が増えて遅くなってしまう悪循環を危惧する。
記述内容に間違いが無くても、読者の認識で改善度合いに差が出る。

[coconatzさんの感想 · 2021年4月12日]

特に印象に残った項目は無し。内容が薄かった。

[bonchuさんの感想 · 2021年3月13日]

その時代で思い込みで間違った使い方や非効率な使い方していることってある事を感じた、

[shikitoaosさんの感想 · 2021年2月21日]

メールには型があることを知った。

特になるほどと思ったポイント
- 「させていただきます」ー＞「いたします」にする。
- 「思います」は自分の主観を述べるときに使う。事実には使わない。

その他
よく使うフレーズは、ユーザー辞書に登録しとくと便利。
例
いつも＝＞いつもお世話になっております。
かぶ＝＞株式会社日立製作所の小谷です
みたいな。

今後
メールに関する技術をもっとしりたいとおもった。

[2341cocoaさんの感想 · 2020年12月29日]

即返信前提。

[ぜんぞーさんの感想 · 2020年11月20日]

具体的に利用したいと文例や不適切な文例も多く掲載されており自身のメール作成に役立つものになりそう。

[シゲFCさんの感想 · 2020年11月15日]

さっと読むことができて、意外な気づきが得られた。

著者プロフィール

一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事、株式会社アイ・コミュニケーション代表取締役。
1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類（認知心理学）卒業。広告代理店勤務を経て2003年に独立。2004年、アイ・コミュニケーション設立。2013年、一般社団法人日本ビジネスメール協会設立。著作は30冊を超え、ビジネスメールに関する取材を1,500回以上受けるビジネスメール教育の第一人者。日本で唯一のメルマガコンサルタントとしても知られる。ビジネスメールスキルの標準化を目指し、日本初のビジネスメール教育事業を立ち上げ、ビジネスメールの教育研修プログラムの開発やツールの提供を行う。メールを活用した営業手法には定評があり、メールとウェブマーケティングを駆使して5,000社の顧客を開拓。メールスキル向上指導、組織のメールに関するルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、官公庁や企業などへのコンサルティングや講演、研修回数は年間120回を超える。

「2023年 『ビジネスメールの書き方１００の法則』 で使われていた紹介文から引用しています。」