仕事が速い人はどんなメールを書いているのか [Kindle]

著者 : 平野友朗

• 文響社 (2017年3月15日発売)

感想・レビュー・書評

[公方丸梅牛さんの感想 · 2020年1月4日]

[Prime Reading]

ビジネスノウハウ。
基本的な内容で目新しさはないがないので新人ビジネスパーソン向き。

・金曜夕方にはメールするな。なぜなら月曜朝は忙しくて粗略に処理される可能性があるから。
・休日にメール返信するな。土日も対応してくれる便利屋思われる。

[せろにゃんさんの感想 · 2020年1月2日]

Kindle Unlimited

[nobu2kunさんの感想 · 2019年12月30日]

「#仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」文響社、平野友朗著
Day16
常々、自分が考え、（若手営業さん達に）アドバイスしていることと99%一致。
自信を持てたと同時に、ぜひ多くの人に読んで欲しい。
いつもの「自分メモ」は、ほんとにポイントだけ。役に立つ（そのまま使える）例文多数、オススメ！

（以下、ネタバレ）
仕事が速い人の4つの発想
発想－１：「主導権」を握る
（コールドコールで）反応がなかった相手に対しては「興味を持ってもらえなかったんだ 」と落胆、それ以上追いかけなかった。
反応がなかったのは「興味がなかったから 」ではなく、たまたま「タイミングが悪かった」というケースも多いことに、後になって気づいた。相手から反応がなくても、あきらめずに働きかけていれば、違う展開があったかも。
主導権を握るとは、相手を支配することではなく、自分から積極的にコミュニケーションをとり、仕事が先に進むように先手を打っていくこと。
発想－２：ムダなことを排除する
少なくとも誤解なく伝えようと意識するだけで、ムダなメールは確実に減らせる。
発想－３：優先順位をつけない
（逆説的だが）優先順位をつけている間に目の前の仕事にとりかかるほうが、速く仕事を片付けることができる。その典型例がメール対応。受信トレイに届いたメールを、届いた順に淡々と返していき、関連する作業にもすぐに着手する。
発送－４：相手の思考を先まわりして考える
相手が知りたいこと・興味があることは何か？ 先まわりして考える。
仕事が速い人が気をつけている５つのポイント
ポイント－１：目的
ビジネスメールには、「なぜ送るのか？」という明確な「目的」が存在する。そのポイントを見失わない、そこから外れないこと。
ポイント－２：ビジュアル
相手が読む・読まないを決めるのは、一瞬。自分のメールの優先度を高めてもらうために、ビジュアルにこだわる。
ポイント－３：返信しやすさ
相手から回答を受け取らなければ仕事が進まない。スピーディーなレスポンスを受け取るためには「返信しやすさ」が不可欠。
ポイント－４：言葉
件名や本文に「相手の心に刺さる言葉」「相手の心を動かす言葉」を使うこと。
ポイント－５：処理時間の削減
簡単な報告や相談への返事や、打ち合わせのスケジュール調整といったものであれば、１～２分程度を目安に。
「目的」を伝えるために必要な６Ｗ＋３Ｈ
Who ... 誰が
What ... 何を
Why ... なぜ
When ... いつ
Where ... どこで
Whom ... 誰に
How to ... どうやって
How Many ... いくつ
How Much ... 幾らで
メールを送る前にシナリオをつくる： Plan-Bも想定しつつ、期待する効果から逆算して。
先まわり力を駆使してメールを書く： 受信者がどんな気持ちで読むか？ どんな疑問を持つか？
一番効果的なタイミングでメールを送る： 相手の余裕のある日や時間帯を狙う。わざと遅らせることも（クレーム対応等）。
選ばれるのは読みたいメール： 読みづらいと思われて、相手の中で優先順位が下がっては意味がない。
ブロック化・１行空きで本文を美しく整える： キーフレーズがぱっと目に飛び込むよう。箇条書きも。
「なぜ、このメールを送ったのか」を先に書く、取って欲しいアクションを具体的に。
面識がない人へは：自分が何者か「名乗り」重要。まずは自分から相手のファンになる。相手の興味を知り、件名に開封したくなるキーワードを入れる。
「逃げ道」を用意して催促メールを送る、期限を１秒でも遅れたら問い合わせる、選択肢を示して返信を誘導する。
相手の感情を大切に受け止める。
使えるフレーズはストックしておく（上手いメールのパクリで良い）。
ネガティブフレーズをポジティブフレーズに変換する。ムダな前置きはカットする。
「お手すきのときに」「思います」はNG。
「させていただきます」は「いたします」で十分。
聞きづらいこともメールなら聞ける。
即レスできないメールはいったん受領の連絡をする
部分引用を使って素早く返信する
あえてメール以外の連絡手段を使う
単語登録でスピーディーに入力する
テンプレートを１２０％活用する。でも、テンプレート感、丸出しは絶対NG。

[市山 駿さんの感想 · 2019年12月18日]

【目的】
6w3h、シナリオを組み立てる、相手の創造に先回りする、タイミング
【ビジュアル】
ブロック化・一行あけ、漢字多様しない、要旨（なぜこの連絡をしたのか）、
【返信しやすさ】
面倒だと思わせない（簡潔明瞭、ラブレターのように）、まずは自ら相手のファンになる、期限後の返信無しには即対応、相手の感情を大切に受け止める（お礼、感謝）
【言葉のセンス】
使えるフレーズのストック（マネ）、ネガティブからポジティブ変換（自分の行動を詫びず、相手の行動に感謝）、無駄な前置きはカット、パワーバランス・即対応、
【処理時間の削減（相手にボールを投げる）】
自分ルールで即レス、メールチェック回数を減らす、部分引用、当事者意識強める為無駄なCC削減、そもそもメールの使用削減（フェイストゥフェイス）

[chryshrさんの感想 · 2019年10月23日]

メールの書き方。
メールを見る時間を決める。それ以外の時間は見ない！
メールは最低でも翌日には一旦返す。
無駄なラリーはしない。

テンプレや定型文、変換機能の使い方や、文言の使い回しについては新しい情報なし。

[a0019447さんの感想 · 2019年10月9日]

メールを通したコミュケーションに関する本。
まぁそうだよねという印象。

[アオミさんの感想 · 2019年10月5日]

仕事をする前の、大学の教授や就職活動中に連絡を取る相手にも応用ができそうな、基礎の部分が分かった。学生の内に読めて良かった。

[UMAさんの感想 · 2019年9月23日]

当たり前のことや今、やれてることが主ではあったが社会人経験10年で身に付いた内容とも言えるので、社会人の一年目とかには参考になるのでないだろうか。

[tmmさんの感想 · 2019年9月12日]

事務メールが非常に苦手なので、参考にしたいと読みました。

面識のない人へのメールは、ラブレターのように書け

期限が1秒でも遅れたら、問い合わせする
時間制限を守ることによって、信頼関係を築く
私はいつも相手が遅れても少し待ってしまうので、なるほどと思った

使えるフレーズはストックしておく

「お手すきの時に」という配慮はいらない

「させていただきます」の多用は、内容をわかりにくくする

安易に「思います」を使わない

へり下りすぎは相手に違和感を感じさせるので、内容にあったレベルにする

[とっさんさんの感想 · 2019年7月25日]

アウトルックの実用書を読みたくなった

著者プロフィール

一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事、株式会社アイ・コミュニケーション代表取締役。
1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類（認知心理学）卒業。広告代理店勤務を経て2003年に独立。2004年、アイ・コミュニケーション設立。2013年、一般社団法人日本ビジネスメール協会設立。著作は30冊を超え、ビジネスメールに関する取材を1,500回以上受けるビジネスメール教育の第一人者。日本で唯一のメルマガコンサルタントとしても知られる。ビジネスメールスキルの標準化を目指し、日本初のビジネスメール教育事業を立ち上げ、ビジネスメールの教育研修プログラムの開発やツールの提供を行う。メールを活用した営業手法には定評があり、メールとウェブマーケティングを駆使して5,000社の顧客を開拓。メールスキル向上指導、組織のメールに関するルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、官公庁や企業などへのコンサルティングや講演、研修回数は年間120回を超える。

「2023年 『ビジネスメールの書き方１００の法則』 で使われていた紹介文から引用しています。」