仕事が速い人はどんなメールを書いているのか [Kindle]

著者 : 平野友朗

• 文響社 (2017年3月15日発売)

感想・レビュー・書評

[木林霞さんの感想 · 2020年3月29日]

感想3点
・メールはテンプレート、引用を用いて時短する
・「思います」×、「送信させて頂きます」→「送信いたします」でok
・メールは1営業日内に送信する事で信頼、仕事のできる感を勝ち取る事ができる

[Kenji Kurodaさんの感想 · 2020年3月15日]

相手になにを伝えたいのかを一番に考えてメールを打つべし。

[yさんの感想 · 2020年3月14日]

★読んだきっかけ
・自分のメールの素っ気なさを気にしていた
・的確かつ機転の効いた返信をスピーディーにしたい

★こんな人におすすめ
・メールの返信に時間がかかってしまう人で何から取りかかればいいか分からない人
・文章の体裁ばかり気になり悩んでしまう人
・こういうことを後輩に指導したい人

★感想
本書での色々なテクニックは、意外と出来ているところもありました。
ただ、一番の課題である「機転の効いたメールを素早く書くには？」は、
結局「豊かな表現力」を身に付ける、ということで、そりゃそうだよな、と。修行は一生続きそうです。

安易に「思います」を使わないこと、部分引用など、すぐに取り入れられそうなことは実践します！

★この本から学んで実践すること
・豊かな表現力を身につける
→ボキャブラリーを増やす。語彙力をつける
→うまい人のフレーズをストックし、アレンジ

・安易な「思います」を使わない
→「思う」は意見や感想、考えを述べるとき、また不確かなことを言わざるを得ないときに使い、
そうでない場合は断言をする。断言できないときは、前置きをする。

・メールチェックは能動的に
→返信できるタイミングにチェックして、一気に返信。
→即レスできないメールはいったん受領の連絡

・部分引用を活用
→読みながら返事を書く

[だまし売りNoさんの感想 · 2020年3月12日]

新着メールが届いたというアラートにすぐに反応する人はメールの処理が上手くない（22頁）。仕事が速い人はメールをチェックするタイミングを自分でコントロールし、返信するタイミングも自分の仕事に合わせて一定のルールを設けるという（23頁）。
この携帯メールとの相違はメール送信者だけでなく、メール受信者の側も心得るものである。新着メールが届いたというアラートにすぐに反応する人はメールの処理が上手くない（22頁）。仕事が速い人はメールをチェックするタイミングを自分でコントロールし、返信するタイミングも自分の仕事に合わせて一定のルールを設けるという（23頁）。
私は1990年代からパソコンでメールを利用している。当時のインターネット接続形態はダイヤルアップであり、インターネットへの接続時間は限られていた。ネット接続時にメールをまとめて受信し、オフラインでメールを読む。必要なメールには返事を書き、次の接続時（翌日または翌々日など）に送信する。このように私にとってメールは完全に非同期な世界であった。
携帯電話の利用は、この後である。そのために携帯メールとパソコンのメールが異なることは自然なことである。これに対して携帯電話の利用が先の人々は、携帯メールの延長線上でパソコンのメールを考えてしまうという陥穽に陥る可能性がある。携帯メールとは異なる特性を活かすことが仕事を速く進める一歩になると感じた。

[yurielmoさんの感想 · 2020年2月1日]

若手社員が読むと良さそうな内容。当たり前にできていることもたくさんあったが、内容の整理にも。必要以上に謙る必要はないことや、クレームの対応法など。

メールを構成する7つの要素
①宛名②挨拶③名乗り④要旨⑤詳細⑥結び⑦詳細

[hanami yozakuraさんの感想 · 2020年1月26日]

『メールの当たり前』を知らない人が対象の本。
「そんなの当たり前じゃない？」と思う部分は飛ばしていい。

目次を見て気になったところだけで十分。
つまみ読みでいい感じ。

[Yomekoさんの感想 · 2020年1月6日]

　基本的なメール術。ポイントは、目的、ビジュアル、返信しやすさ、言葉選び、処理速度。

[公方丸梅牛さんの感想 · 2020年1月4日]

[Prime Reading]

ビジネスノウハウ。
基本的な内容で目新しさはないがないので新人ビジネスパーソン向き。

・金曜夕方にはメールするな。なぜなら月曜朝は忙しくて粗略に処理される可能性があるから。
・休日にメール返信するな。土日も対応してくれる便利屋思われる。

[せろにゃんさんの感想 · 2020年1月2日]

Kindle Unlimited

[nobu2kunさんの感想 · 2019年12月30日]

「#仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」文響社、平野友朗著
Day16
常々、自分が考え、（若手営業さん達に）アドバイスしていることと99%一致。
自信を持てたと同時に、ぜひ多くの人に読んで欲しい。
いつもの「自分メモ」は、ほんとにポイントだけ。役に立つ（そのまま使える）例文多数、オススメ！

（以下、ネタバレ）
仕事が速い人の4つの発想
発想－１：「主導権」を握る
（コールドコールで）反応がなかった相手に対しては「興味を持ってもらえなかったんだ 」と落胆、それ以上追いかけなかった。
反応がなかったのは「興味がなかったから 」ではなく、たまたま「タイミングが悪かった」というケースも多いことに、後になって気づいた。相手から反応がなくても、あきらめずに働きかけていれば、違う展開があったかも。
主導権を握るとは、相手を支配することではなく、自分から積極的にコミュニケーションをとり、仕事が先に進むように先手を打っていくこと。
発想－２：ムダなことを排除する
少なくとも誤解なく伝えようと意識するだけで、ムダなメールは確実に減らせる。
発想－３：優先順位をつけない
（逆説的だが）優先順位をつけている間に目の前の仕事にとりかかるほうが、速く仕事を片付けることができる。その典型例がメール対応。受信トレイに届いたメールを、届いた順に淡々と返していき、関連する作業にもすぐに着手する。
発送－４：相手の思考を先まわりして考える
相手が知りたいこと・興味があることは何か？ 先まわりして考える。
仕事が速い人が気をつけている５つのポイント
ポイント－１：目的
ビジネスメールには、「なぜ送るのか？」という明確な「目的」が存在する。そのポイントを見失わない、そこから外れないこと。
ポイント－２：ビジュアル
相手が読む・読まないを決めるのは、一瞬。自分のメールの優先度を高めてもらうために、ビジュアルにこだわる。
ポイント－３：返信しやすさ
相手から回答を受け取らなければ仕事が進まない。スピーディーなレスポンスを受け取るためには「返信しやすさ」が不可欠。
ポイント－４：言葉
件名や本文に「相手の心に刺さる言葉」「相手の心を動かす言葉」を使うこと。
ポイント－５：処理時間の削減
簡単な報告や相談への返事や、打ち合わせのスケジュール調整といったものであれば、１～２分程度を目安に。
「目的」を伝えるために必要な６Ｗ＋３Ｈ
Who ... 誰が
What ... 何を
Why ... なぜ
When ... いつ
Where ... どこで
Whom ... 誰に
How to ... どうやって
How Many ... いくつ
How Much ... 幾らで
メールを送る前にシナリオをつくる： Plan-Bも想定しつつ、期待する効果から逆算して。
先まわり力を駆使してメールを書く： 受信者がどんな気持ちで読むか？ どんな疑問を持つか？
一番効果的なタイミングでメールを送る： 相手の余裕のある日や時間帯を狙う。わざと遅らせることも（クレーム対応等）。
選ばれるのは読みたいメール： 読みづらいと思われて、相手の中で優先順位が下がっては意味がない。
ブロック化・１行空きで本文を美しく整える： キーフレーズがぱっと目に飛び込むよう。箇条書きも。
「なぜ、このメールを送ったのか」を先に書く、取って欲しいアクションを具体的に。
面識がない人へは：自分が何者か「名乗り」重要。まずは自分から相手のファンになる。相手の興味を知り、件名に開封したくなるキーワードを入れる。
「逃げ道」を用意して催促メールを送る、期限を１秒でも遅れたら問い合わせる、選択肢を示して返信を誘導する。
相手の感情を大切に受け止める。
使えるフレーズはストックしておく（上手いメールのパクリで良い）。
ネガティブフレーズをポジティブフレーズに変換する。ムダな前置きはカットする。
「お手すきのときに」「思います」はNG。
「させていただきます」は「いたします」で十分。
聞きづらいこともメールなら聞ける。
即レスできないメールはいったん受領の連絡をする
部分引用を使って素早く返信する
あえてメール以外の連絡手段を使う
単語登録でスピーディーに入力する
テンプレートを１２０％活用する。でも、テンプレート感、丸出しは絶対NG。

著者プロフィール

一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事、株式会社アイ・コミュニケーション代表取締役。
1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類（認知心理学）卒業。広告代理店勤務を経て2003年に独立。2004年、アイ・コミュニケーション設立。2013年、一般社団法人日本ビジネスメール協会設立。著作は30冊を超え、ビジネスメールに関する取材を1,500回以上受けるビジネスメール教育の第一人者。日本で唯一のメルマガコンサルタントとしても知られる。ビジネスメールスキルの標準化を目指し、日本初のビジネスメール教育事業を立ち上げ、ビジネスメールの教育研修プログラムの開発やツールの提供を行う。メールを活用した営業手法には定評があり、メールとウェブマーケティングを駆使して5,000社の顧客を開拓。メールスキル向上指導、組織のメールに関するルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、官公庁や企業などへのコンサルティングや講演、研修回数は年間120回を超える。

「2023年 『ビジネスメールの書き方１００の法則』 で使われていた紹介文から引用しています。」